Когато избухне пожар, когато пристигне застрахователна претенция, когато инспектор от ИТ се появи без предупреждение, първото нещо, което питат, са документите за техническо обслужване. Това, което намерят, ще определи дали вашата компания е защитена или изложена на отговорност.
Хартиените записи се провалят в този момент по предвидими начини. Сервизният журнал е на обекта, но на грешния обект. Техникът е подписал протокола, но е забравил да го датира. Изпитването е проведено, но резултатът никога не е бил записан. Свидетелството е издадено преди три години и никой не го е подновил.
Тази статия обяснява как изглежда автоматизираната документация за съответствие на практика, защо издържа по-добре при одити и застрахователни спорове в сравнение с хартията, и как механиката се различава в зависимост от бранша, поддръжка на асансьори, пожарна безопасност, климатична и хладилна техника, контрол на достъпа.
Защо хартиените документи за профилактика се провалят
Провалът на хартиената документационна система обикновено не идва от небрежност, това е естествената крехкост на система, която изисква перфектно изпълнение от теренни техници под времеви натиск, на десетки или стотици обекти месечно.
Липсващи документи
Сервизното посещение е осъществено. Техникът е бил компетентен. Проверката е извършена правилно. Но хартиеният работен лист е останал в автомобила, оставен е на обекта или се е загубил по пътя обратно до офиса. Посещението съществува в документите за заплати, но не и в документацията за съответствие. Когато одиторът поиска трите последни сервизни записа за конкретно оборудване, представяте два.
Формуляри без подпис или дата
Препратките към норми са важни. Нормативната уредба изисква протоколът за проверка да съдържа датата на обслужването и името и подписа на техника. Формуляр без дата не е съответстващ документ. Формуляр, подписан с нечетлив подпис без напечатано прозвище, не позволява на одитора да провери дали работата е извършена от сертифицирано лице.
Непълни технически данни
«Системата за пожароизвестяване е проверена, задоволителна» не е съответстващ сервизен документ. Не посочва кои детектори са тествани, какви показания за чувствителност са получени, дали е верифицирана матрицата причина-следствие или какво напрежение е имало акумулаторната батерия под натоварване. Техникът е знаел цялата тази информация, докато е стоял пред командното табло. Нищо от това не е попаднало в хартиения формуляр.
Без фотодоказателства
За всичко свързано с физическото състояние, корозирали контакти, повреден кабелен канал, уплътнение на врата, изискващо смяна, писменото описание поражда спорове. Одитор, застрахователен ликвидатор или адвокат, четящ «отбелязана повреда на кабелния канал», не може да установи мащаба на повредата, кога е настъпила или дали е създала риск за системата. Снимка с времеви маркер и GPS координати премахва цялата тази неяснота.
Сертификати не са свързани с оборудването
Сервизните сертификати, докладите от проверки и документите от трети страни се натрупват в папки или PDF архиви, наименовани по дата. Намирането на действащото удостоверение за технически преглед за Асансьор 3 в Сграда Б изисква ръчно търсене.
Как изглежда автоматизираната документация за съответствие
Когато документацията за съответствие е вградена в системата за работни поръчки, а не добавена след факта, документът се създава като страничен продукт на самата работа, не като отделна административна задача.
Контролни списъци, свързани с конкретни работни поръчки
Всеки тип работна поръчка носи свой шаблон за контролен списък. Месечното изпитване на системата за аварийна комуникация на асансьор генерира различен списък от годишната поддръжка на системата за пожароизвестяване или тримесечната проверка за изтичане на хладилен агент. Списъкът не е общ, пряко отразява нормативните изисквания за съответния тип оборудване и интервал на обслужване.
Техникът не може да затвори работната поръчка без да попълни контролния списък. Не съществува механизъм «ще попълним по-късно». Списъкът съществува в приложението, в тази конкретна поръчка, свързана с конкретното оборудване, и трябва да бъде попълнен преди отбелязването на работата като завършена.
Записи с времеви маркери и GPS местоположение
Всеки отговор в контролния списък, всяка оценка отговаря/не отговаря, всяко регистрирано измерване, всяка отбелязана аномалия, носи автоматичен времеви маркер от момента на въвеждане на данните от техника и GPS координати на устройството. Измерването не може да бъде антидатирано. Изпитването не може да бъде завършено в офиса и претендирано за извършено на обекта. Метаданните са неразделна част от документа.
Това не е маловажен детайл. Когато застрахователна претенция или съдебно производство поставят под въпрос дали поддръжката е действително извършена на посочената дата, разликата между хартиен формуляр попълнен ретроспективно и цифров запис с 47 времеви маркера от известно GPS местоположение е разликата между защитима позиция и изложена уязвимост.
Снимки, автоматично прикрепени към работните поръчки
Техникът фотографира повредени компоненти, екрани на измервателни уреди, изпитвателно оборудване в работно положение, заменени части и завършени ремонти. Тези снимки се прикрепят директно към работната поръчка за съответното оборудване, маркирани с един и същ времеви маркер и местоположение като записите в контролния списък.
Електронни подписи с идентификация на подписалия
Техникът се подписва на мобилното устройство след завършване на работата. Отговорното лице на обекта се подписва, потвърждавайки, че посещението е осъществено и че всякакви дефекти са му съобщени. И двата подписа носят часа и датата на подписване и се съхраняват към работната поръчка.
Автоматично генерирани сертификати
За проверки, резултатът от които е сертификат, месечни дневници за изпитвания EN 81-28, сервизни документи за хладилни агенти, протоколи от технически прегледи, сертификатът се генерира от данните на завършената работна поръчка. Техникът не попълва сертификат ръчно.
Изисквания за съответствие по бранш
Асансьори: месечни дневници за изпитвания съгласно EN 81-28
Норма EN 81-28 изисква месечно изпитване на системата за аварийна комуникация в кабината на всеки асансьор. Инспекционният орган, в България: Изпълнителна агенция «Главна инспекция по труда» (ИА ГИТ) и регистрираните лица за технически надзор, ще провери дали изпитванията са проведени, резултатите записани и авариите отстранени.
Съответстващ месечен дневник за изпитвания трябва да съдържа:
- Дата на изпитването
- Коя кабина е тествана (сграда, обозначение на шахтата)
- Дали е установена връзка в рамките на 30 секунди
- Дали качеството на звука е удовлетворително и в двете посоки
- Статус на аварийното захранване
- Имe на техника, извършил изпитването
- Всички коригиращи действия, предприети при неуспешно изпитване
За повече информация относно изискванията EN 81-28: Контролен списък EN 81-28 за компании, обслужващи асансьори.
Пожарна безопасност: проследяване на ротацията на зони съгласно BS 5839
Раздел 45 от норма BS 5839-1 изисква седмичните изпитвания на ръчните пожароизвестители да ротират между всички зони. Автоматизираното проследяване на ротацията назначава на всяко седмично изпитване последователност от зони. По всяко време оперативният ръководител може да провери дали Зона 7 на Обект 14 е тествана през последните 30 дни.
Пълни изисквания BS 5839: Съответствие BS 5839 за компании, извършващи поддръжка на пожароизвестителни системи.
HVAC: документи за проверка на течове на хладилен агент
Член 6(1) от Регламент ЕС 517/2014 изисква операторите на оборудване, съдържащо флуорирани парникови газове над 5 тона CO₂ еквивалент, да водят досие на оборудването, обхващащо всяко сервизно посещение.
Съответстващ сервизен документ за хладилни агенти съдържа:
- Тип хладилен агент и ПГЗ (Потенциал за глобално затопляне)
- Зареждане на системата в кг и еквивалент CO₂e
- Количество добавен хладилен агент в кг
- Количество възстановен в кг
- Остатъчно зареждане след посещението
- Метод за проверка на течове
- Конкретни инспектирани точки
- Дали е установен теч, местоположение и предприети действия
- Дата на последваща проверка след ремонт
- Имe и номер на сертификат на техника
Пълна картина на съответствие F-Gas: Съответствие с Регламент F-Gas за изпълнители в областта на HVAC и охлаждане.
Контрол на достъпа и порти: дневници за инспекция съгласно EN 13241
Норма EN 13241 заедно с EN 12453 изисква периодична инспекция и изпитване на предпазните устройства на автоматичните порти и врати, ограничение на силата, предпазни ребра, фотоелектрически бариери, индуктивни контури и аварийни спирачки.
Съответстващ дневник за инспекция на автоматична порта трябва да съдържа:
- Дата на инспекцията
- Кои предпазни устройства са тествани и резултатите
- Измерване на работната сила (стойности в Нютони, не само «отговаря»)
- Дали профилът на движение на портата съответства на монтажната документация
- Установени дефекти и предприети коригиращи действия
- Самоличност и квалификация на техника
Как автоматизацията на документацията ви защитава при проверки и застрахователни претенции
При регулаторна проверка
Инспектор на компетентен орган, ИА ГИТ, ДАМТН, противопожарна охрана, пристига и изисква документи за поддръжка за конкретен обект или тип оборудване. Проверява три неща: дали поддръжката е извършвана с изисквана честота, дали е изпълнена по изисквания стандарт и дали документите са водени съгласно съответния нормативен акт.
Цифровите документи, генерирани като част от процеса на работните поръчки, ви предоставят пълен одитен запис за минути.
При застрахователна претенция или съдебно производство
Когато претенция следва пожар, инцидент с блокиран в асансьора, изтичане на хладилен агент с екологични последствия или нараняване от порта, ликвидаторът или адвокатът ще разгледат дали задълженията за поддръжка са изпълнени.
Специфичната защита, която осигуряват цифрови записи с времеви маркери, е доказуемостта на произхода. Хартиен формуляр с дата, написана с мастило, не доказва нищо за това кога е написана датата. Цифров запис със сървърни времеви маркери, GPS координати на устройството на техника и прикрепени снимки с вградени EXIF данни е значително по-трудно да бъде оспорен.
Как Temapp управлява документацията за техническо обслужване
Всяка работна поръчка в Temapp е свързана с конкретно оборудване. Картата на оборудването съдържа типа на актива, приложимите изисквания за съответствие, историята на обслужванията, всички предишни сертификати и всички отворени дефекти.
При завършване на работната поръчка контролният списък за съответствие, специфичен за съответния тип оборудване и вид обслужване, е част от процеса на закриване. Техникът не може да отбележи работата като завършена без попълване на списъка. Измерванията се записват като числа. Снимките се прикрепят в приложението. Подписите се събират на екрана.
Оперативният ръководител има актуален преглед на статуса на съответствие за целия портфейл.
Често задавани въпроси
Каква е разликата между цифров сервизен документ и сканиран хартиен формуляр?
Сканираният хартиен формуляр е изображение на документ, попълнен в определен момент. Той няма произход, времевият маркер на сканирането показва кога е бил сканиран документът, а не кога е извършена работата. Цифровият сервизен документ, създаден чрез приложение за профилактична поддръжка, съдържа времеви маркери за всеки запис на данни, GPS координати на устройството на техника.
Изискват ли наредбите цифрова документация, или хартията все още е приемлива?
Повечето сервизни наредби, BS 5839-1, Регламент ЕС 517/2014, изисквания EN 81-28, не налагат цифрови формати. Хартията остава юридически приемлива. Практическата реалност обаче е, че хартиените документи рядко отговарят на всички тези критерии последователно в рамките на голяма теренна операция.
Как се процедира при липса на интернет връзка на обекта?
Мобилните приложения за сервизна поддръжка работят офлайн. Техникът попълва контролния списък, прави снимки и събира подписи с устройството без връзка. Записите се синхронизират със сървъра при възстановяване на свързаността.
Колко дълго трябва да се съхраняват документите за съответствие?
Зависи от наредбата и юрисдикцията. Досиетата на оборудване с хладилни агенти съгласно Регламент ЕС 517/2014 трябва да се съхраняват поне 5 години. За всяка ситуация, довела до нараняване, инцидент или застрахователна претенция, документите трябва да се съхраняват до приключване на евентуални съдебни производства.
Може ли автоматизираната документация да замени физическия журнал на обекта?
За повечето цели, да, при условие че цифровата система може при поискване да генерира пълен разпечатан запис за обекта. Някои инспекционни органи са по-консервативни и очакват физическо присъствие на журнала независимо от наличното цифрово решение.