Amikor tűz tör ki, amikor biztosítási kárbejelentés érkezik, amikor a munkavédelmi felügyelő bejelentés nélkül jelenik meg, az első dolog, amit kérnek, a karbantartási nyilvántartások. Amit találnak, eldönti, hogy a cége védett-e vagy felelősségre vonható.
A papíralapú nyilvántartások kiszámítható módon mondanak csődöt ebben a pillanatban. A karbantartási napló az objektumon van, de a rossz objektumon. A technikus aláírta a munkalapot, de elfelejtette datálni. A vizsgálatot elvégezték, de az eredményt sohasem rögzítették. A tanúsítványt három évvel ezelőtt adták ki, és senki sem újította meg.
Ez a cikk bemutatja, hogyan néz ki a gyakorlatban az automatizált megfelelőségi dokumentáció, miért állja meg a helyét auditok és biztosítási viták során a papírral szemben, és hogyan különböznek a mechanizmusok ágazatonként, felvonókarbantartás, tűzvédelem, klíma- és hűtéstechnika, beléptető rendszerek.
Miért mondanak csődöt a papíralapú felülvizsgálati nyilvántartások
A papíralapú dokumentációs rendszer meghibásodása általában nem hanyagságból ered, ez a természetes törékenysége egy olyan rendszernek, amely időnyomás alatt tevékenykedő helyszíni technikusok tökéletes végrehajtásától függ, havonta több tíz vagy száz objektumon.
Hiányzó dokumentumok
A karbantartási látogatás megtörtént. A technikus hozzáértő volt. Az ellenőrzést helyesen végezték el. De a papír munkalap a járműben maradt, az objektumon hagyták, vagy elveszett az irodába visszafelé vezető úton. A látogatás szerepel a bérszámfejtési nyilvántartásokban, de nem a megfelelőségi dokumentációban. Amikor az ellenőr az adott berendezés három legutóbbi karbantartási nyilvántartását kéri, kettőt ad elő.
Aláíratlan vagy dátum nélküli nyomtatványok
A szabványhivatkozások számítanak. Az MSZ EN 54 és a vonatkozó munkavédelmi előírások megkövetelik, hogy az ellenőrzési protokoll tartalmazza a szerviz dátumát, valamint a technikus nevét és aláírását. Dátum nélküli nyomtatvány nem megfelelő nyilvántartás. Olvashatatlan firkaként aláírt, nyomtatott névvel nem ellátott nyomtatványon az ellenőr nem tudja megállapítani, hogy a munkát minősített személy végezte-e.
Hiányos műszaki adatok
«A tűzjelző rendszer ellenőrizve, megfelelő» nem megfelelő karbantartási nyilvántartás. Nem határozza meg, hogy melyik érzékelőket tesztelték, milyen érzékenységi értékeket kaptak, ellenőrizték-e az ok-okozati mátrixot, vagy mekkora volt az akkumulátor feszültsége terhelés alatt. A technikus mindezt tudta, amikor az irányítópult előtt állt. Ebből semmi sem kerül a papírnyomtatványra.
Nincs fényképes bizonyíték
Mindennél, ami a fizikai állapotra vonatkozik, korrodált érintkezők, sérült kábelcsatorna, csere igénylő ajtótömítés, az írásbeli leírás vitákat generál. Egy ellenőr, kárrendező vagy ügyvéd, aki azt olvassa: «kábelcsatorna-sérülés rögzítve», nem tudja meghatározni a kár mértékét, mikor keletkezett, vagy hogy kockázatot jelentett-e a rendszer számára. Egy időbélyeggel és GPS-koordinátákkal ellátott fénykép minden kétértelműséget kizár.
A tanúsítványok nincsenek a berendezésekhez kötve
A karbantartási tanúsítványok, ellenőrzési jelentések és harmadik fél általi felülvizsgálati dokumentumok irattárolókban vagy dátum szerint elnevezett PDF-mappákban gyűlnek fel. A B épület 3. számú felvonójának hatályos időszakos biztonsági felülvizsgálati tanúsítványának megtalálása kézi keresést igényel.
Hogyan néz ki az automatizált megfelelőségi dokumentáció
Amikor a megfelelőségi dokumentáció be van építve a munkarendelési rendszerbe, nem utólag hozzáadva, a nyilvántartás magának a munkának a melléktermékeként jön létre, nem különálló adminisztratív feladatként.
Konkrét munkarendelésekhez kötött ellenőrző listák
Minden munkarendelés-típushoz saját ellenőrző lista sablon tartozik. A felvonó vészhelyzeti kommunikációs rendszerének havi próbája más listát generál, mint a tűzjelző rendszer éves karbantartása vagy a negyedéves hűtőközeg-szivárgásvizsgálat. A lista nem általános, közvetlenül leképezi az adott berendezéstípus és karbantartási intervallum normatív követelményeit.
A technikus nem zárhatja le a munkarendelést az ellenőrző lista kitöltése nélkül. Nincs «majd kitöltjük később» mechanizmus. A lista az alkalmazásban létezik, az adott munkarendelésben, az adott berendezéshez kapcsolva, és ki kell tölteni, mielőtt a munkát elvégzettnek jelölik.
Időbélyeggel és GPS-helyszínnel ellátott bejegyzések
Az ellenőrző lista minden válasza, minden megfelel/nem felel meg értékelés, minden rögzített mérés, minden észlelt rendellenesség, automatikus időbélyeget kap attól a pillanattól, amikor a technikus beírta az adatokat, valamint az eszköz GPS-koordinátáit. A mérést nem lehet visszadatálni. A vizsgálatot nem lehet az irodában elvégezni és azt állítani, hogy a helyszínen történt. A metaadatok a dokumentum részét képezik.
Ez nem apró részlet. Amikor egy biztosítási kárrendezés vagy jogi eljárás megkérdőjelezi, hogy a karbantartást ténylegesen elvégezték-e a megjelölt napon, a különbség egy visszamenőleg kitöltött papírnyomtatvány és egy ismert GPS-helyszínről rögzített 47 időbélyeges digitális nyilvántartás között az a különbség, hogy védhető álláspontja van, vagy ki van téve.
A munkarendelésekhez automatikusan csatolt fényképek
A technikus lefényképezi a sérült alkatrészeket, a mérőeszközök kijelzőit, a munkavégzés közbeni tesztelő berendezéseket, a kicserélt alkatrészeket és az elvégzett javításokat. Ezek a fényképek közvetlenül az adott berendezés munkarendeléséhez csatolódnak, ugyanolyan időbélyeggel és helyszínnel, mint az ellenőrző lista bejegyzései.
Elektronikus aláírások az aláíró azonosításával
A technikus az elvégzett munka után a mobileszközön aláír. Az objektumon lévő felelős személy aláír, megerősítve, hogy a látogatás megtörtént és hogy minden hibát közöltek vele. Mindkét aláírás tartalmazza az aláírás időpontját és dátumát, és a munkarendeléshez csatolva tárolódik.
Automatikusan generált tanúsítványok
Azokhoz az ellenőrzésekhez, amelyek eredménye tanúsítvány, EN 81-28 havi próbanaplók, hűtőközeg-karbantartási dokumentumok, időszakos biztonsági felülvizsgálati jelentések, a tanúsítvány a befejezett munkarendelés adataiból generálódik. A technikus nem tölt ki tanúsítványt kézzel.
Megfelelőségi követelmények ágazatonként
Felvonók: havi próbanaplók az EN 81-28 szerint
Az EN 81-28 szabvány megköveteli a vészhelyzeti kommunikációs rendszer havi próbáját minden felvonókabinban. Az ellenőrző szerv, Magyarországon: a Magyar Kereskedelmi és Iparkamara által nyilvántartott műszaki biztonsági hatóságok, az ITF, ellenőrzi, hogy a próbák megtörténtek-e, az eredményeket rögzítették-e, és a hibákat kijavították-e.
A megfelelő havi próbanaplónak tartalmaznia kell:
- A próba dátumát
- Melyik kabint tesztelték (épület, aknabeosztás)
- Hogy 30 másodpercen belül létrejött-e a kapcsolat
- Hogy a hangminőség mindkét irányban kielégítő volt-e
- A vészkábelkapcsolat állapotát
- A próbát elvégző technikus nevét
- Az esetleges korrekciós intézkedéseket sikertelen próba esetén
Az EN 81-28 követelményeinek részletes ismertetése: EN 81-28 megfelelőségi ellenőrző lista felvonókarbantartó vállalkozások számára.
Tűzvédelem: zónarotáció-nyomon követés a BS 5839 szerint
A BS 5839-1 szabvány 45. szakasza megköveteli, hogy a kézi jelzőadók heti próbái rotáljanak az összes zóna között. Az automatikus rotációkövetés minden heti próbához egy zónaszekvenciát rendel. Az üzemeltetési vezető bármikor ellenőrizheti, hogy a 14. telephely 7. zónáját tesztelték-e az elmúlt 30 napban.
Teljes BS 5839 követelmények: BS 5839 megfelelőség tűzjelző rendszereket karbantartó vállalkozások számára.
HVAC: hűtőközeg-szivárgás-vizsgálati dokumentumok
Az EU 517/2014 rendelet 6. cikk (1) bekezdése megköveteli, hogy az 5 tonna CO₂-egyenértéknél több fluorozott üvegházhatású gázt tartalmazó berendezések üzemeltetői minden karbantartási látogatásra kiterjedő berendezésnaplót vezessenek.
A megfelelő hűtőközeg-karbantartási dokumentum tartalmazza:
- A hűtőközeg típusát és GWP-értékét
- A rendszer töltetét kg-ban és CO₂e-egyenértékben
- A hozzáadott hűtőközeg mennyiségét kg-ban
- A visszanyert hűtőközeg mennyiségét kg-ban
- A látogatás utáni maradék töltet
- A szivárgásvizsgálat módszerét
- Az ellenőrzött konkrét pontokat
- Hogy találtak-e szivárgást, annak helyzetét és a megtett intézkedéseket
- Az utólagos szivárgásvizsgálat dátumát javítás esetén
- A technikus nevét és tanúsítványszámát
Teljes F-Gas megfelelőség: F-Gas rendelet megfelelőség HVAC és hűtéstechnikai vállalkozóknak.
Beléptető rendszerek és kapuk: felülvizsgálati naplók az EN 13241 szerint
Az EN 13241 szabvány az EN 12453-mal együtt megköveteli az automatikus kapuk és ajtók biztonsági eszközeinek rendszeres ellenőrzését és próbáját, erőkorlátozás, biztonsági élek, fotoelektromos cellák, indukciós hurkok és vészleállítók.
Az automatikus kapu megfelelő felülvizsgálati naplójának tartalmaznia kell:
- A felülvizsgálat dátumát
- Mely biztonsági eszközöket tesztelték és az eredményeket
- A működési erő mérését (Newton-értékek, nem csak «megfelel»)
- Hogy a kapu mozgásprofil megfelel-e a szerelési dokumentációnak
- A talált hibákat és a megtett korrekciós intézkedéseket
- A technikus személyazonosságát és képzettségét
Hogyan védi önt a dokumentáció automatizálása ellenőrzéseknél és biztosítási vitáknál
Hatósági ellenőrzésnél
Illetékes hatóság ellenőre, munkavédelmi hatóság, tűzoltóság, környezetvédelmi hatóság, megérkezik és az adott telephely vagy berendezéstípus karbantartási dokumentumait kéri. Három dolgot ellenőriz: hogy a karbantartást a szükséges gyakorisággal végezték-e el, a szükséges szabvány szerint hajtották-e végre, és hogy a nyilvántartásokat a vonatkozó előírás szerint vezették-e.
A munkarendelési folyamat részeként generált digitális dokumentumok percek alatt teljes körű auditnyomvonalat adnak Önnek.
Biztosítási kárrendezésnél vagy jogi eljárásnál
Amikor kárrendezés követi a tüzet, a felvonóban rekedt személlyel kapcsolatos eseményt, ökológiai következményekkel járó hűtőközeg-szivárgást vagy kapuból eredő sérülést, a kárrendező vagy az ügyvéd megvizsgálja, teljesítette-e a karbantartási kötelezettségeket.
Az időbélyeggel ellátott digitális nyilvántartások által nyújtott konkrét védelmet az eredet igazolhatósága jelenti. Egy tintával írt dátumot tartalmazó papírnyomtatvány semmit sem bizonyít azzal kapcsolatban, hogy mikor írták be a dátumot. Egy szerveres időbélyegeket, a technikus eszközének GPS-koordinátáit és beágyazott EXIF-adatokat tartalmazó csatolt fényképeket tartalmazó digitális nyilvántartás lényegesen nehezebben vitatható.
Hogyan kezeli a Temapp a karbantartási dokumentációt
A Temapp-ban minden munkarendelés egy konkrét berendezéshez kapcsolódik. A berendezéskártya tartalmazza az eszköztípust, az alkalmazandó megfelelőségi követelményeket, a karbantartási előzményeket, az összes korábbi tanúsítványt és az összes nyitott hibát.
A munkarendelés befejezésekor a megfelelőségi ellenőrző lista, az adott berendezéstípusra és szervizfajtára vonatkozóan, a lezárási folyamat részét képezi. A technikus nem jelölheti elvégzettként a munkát a lista kitöltése nélkül. A mérőértékeket számként rögzítik. A fényképek az alkalmazásban csatolódnak. Az aláírásokat a képernyőn gyűjtik.
Az üzemeltetési vezető valós idejű áttekintéssel rendelkezik a teljes portfólió megfelelőségi állapotáról: melyik berendezéseknek van közelgő próbaidőpontja, melyiknél van nyitott hiba, melyik tanúsítványok közelítik a lejáratot.
Gyakran ismételt kérdések
Mi a különbség a digitális karbantartási dokumentum és a szkennelt papírnyomtatvány között?
A szkennelt papírnyomtatvány egy valamikor kitöltött dokumentum képe. Nincs eredete, a szkennelési időbélyeg azt mutatja, mikor szkennelték a dokumentumot, nem azt, mikor végezték el a munkát. A karbantartási alkalmazáson keresztül létrehozott digitális karbantartási dokumentum minden adatbejegyzéshez időbélyeget, a technikus eszközének GPS-koordinátáit tartalmaz.
Megkövetelnek-e az előírások digitális dokumentációt, vagy a papír még elfogadható?
A legtöbb karbantartási előírás, BS 5839-1, EU 517/2014 rendelet, EN 81-28 követelmények, nem ír elő digitális formátumokat. A papír jogilag elfogadható marad. A gyakorlati valóság azonban az, hogy a papíralapú nyilvántartások ritkán teljesítik következetesen az összes ilyen kritériumot egy nagy helyszíni működés keretén belül.
Hogyan kell eljárni, ha nincs internetkapcsolat az objektumon?
A karbantartási célú mobilalkalmazások offline módban működnek. A technikus kitölti az ellenőrző listát, fényképeket készít és aláírásokat gyűjt az eszközzel kapcsolat nélkül. A nyilvántartások szinkronizálódnak a szerverrel a kapcsolat helyreállításakor.
Meddig kell megőrizni a megfelelőségi dokumentumokat?
Az előírástól és a joghatóságtól függően változik. Az EU 517/2014 rendelet szerinti hűtőközeges berendezések nyilvántartásait legalább 5 évig kell megőrizni. Minden olyan esetben, amely sérüléshez, eseményhez vagy biztosítási kárrendezéshez vezetett, a dokumentumokat az esetleges jogi eljárások lezárultáig kell megőrizni.
Helyettesítheti-e az automatizált dokumentáció az objektumon lévő fizikai karbantartási naplót?
A legtöbb célra igen, feltéve, hogy a digitális rendszer kérésre teljes nyomtatott nyilvántartást tud előállítani az objektumra vonatkozóan. Egyes felügyeleti szervek konzervatívabbak, és az elérhető digitális megoldástól függetlenül elvárják a fizikai napló jelenlétét. Érdemes megerősíteni az illetékes felügyeleti szervnél vagy tűzoltóságnál, mit fogadnak el, mielőtt teljes mértékben a digitális nyilvántartásokra hagyatkozna az objektumon lévő dokumentációs kötelezettségek esetében.