Нов техник се присъединява към вашия екип, поддържащ системи за пожароизвестяване. По време на третото си самостоятелно посещение пропуска проверката дали зона, временно изключена от предишния изпълнител, е възстановена до нормалното си състояние. Централата не показва никаква грешка. Подписва заявката и затваря работата. Три седмици по-късно управителят на сградата забелязва неизправността на зоната при рутинен обход. Инспекцията се подновява, организира се второ посещение и фирмата ви поема разходите и за двете.
Това е провал в обучението. Но е и провал в шаблона. Ако сервизната заявка за това посещение включваше задължителна стъпка, изискваща потвърждение, че всички зони са възстановени до нормалното преди затварянето, техникът или сам би открил неизправността, или не би могъл да затвори работата без да регистрира отклонение. Знанието щеше да е вградено в работата, а не да се предполага у човека, който я изпълнява.
Шаблоните за сервизни заявки са механизмът за кодиране на това, което знаят най-добрите ви инженери, в формат, който всеки техник следва при всяко посещение.
Какво съдържа шаблонът за сервизна заявка
Шаблонът е предварително конфигуриран тип работа. Когато диспечерът създаде заявка за тримесечна инспекция на инсталация за пожарна безопасност, шаблонът попълва заявката с всичко, което изисква този тип посещение: контролния списък, вероятно необходимите части, очакваното времетраене, изискванията за безопасност и документацията, която трябва да бъде изготвена накрая.
Шестте компонента, които всеки полезен шаблон за поддръжка трябва да включва:
1. Контролен списък на задачите Наредени стъпки, които техникът трябва да изпълни и потвърди. Не общ списък, а конкретна последователност за този тип работа. При инспекция на адресируема система за пожарна детекция съгласно EN 54 или BS 5839-1 списъкът включва: визуален преглед на всички детектори за физически повреди, тест на извадка от детектори съгласно приложимата клауза, потвърждение, че всички устройства показват нормален статус на централата, проверка на журнала на събитията за неотстранени грешки, проверка на состоянието на батерията и преглед на записа в сервизния дневник от предишното посещение. Всяка позиция е отметка или записана стойност, не поле за свободен текст, където може да се напише каквото и да е.
2. Необходими части и консумативи Предварително определен списък с материали за дадения тип работа. Тримесечната проверка за безопасност на асансьор съгласно EN 81-20 обикновено не изразходва части, но годишната профилактика на тягов асансьор изисква смазване на водачите и ходовата част, нови клинови скоби при установено износване и подмяна на износени пружини на буферите. Шаблонът указва какво да се вземе. Системата проверява дали тези елементи са в бусовото превозно средство на техника преди потвърждаване на разпределението.
3. Очаквано времетраене Времето, което работата трябва да отнеме при нормални условия. Не е само ориентировъчна оценка за целите на планирането. Поставя очаквания за техника, помага на диспечерите да изграждат точни разписания и създава базова линия за идентифициране на заявки, които се проточват. Тримесечна проверка на газова система за гасене в сървърна зала трябва да отнема 90-120 минути. Ако техник последователно записва 3 часа за дадения шаблон, или шаблонът е неправилно калибриран, или има проблем с производителността, заслужаващ разследване.
4. Инструкции за безопасност и изисквания за разрешителни Специфичните рискове на работата и необходимите разрешителни или предпазни мерки преди началото. Сервизно посещение в помещение с хладилни агрегати изисква оценка на риска при работа с хладилен агент, ако работата включва достъп до системата. Работата вътре в шахтата на асансьора изисква потвърждение, че кабината е спряна на горния етаж и аварийният прекъсвач в шахтата е в изключено положение преди влизане. Не са препоръки. Шаблон, включващ ги като задължителни предварителни проверки, предотвратява техникът да започне работа без да ги е изпълнил.
5. Необходими снимки или доказателства за инспекцията Дефинирайте предварително какви фотографски доказателства трябва да бъдат заснети, за да се счита работата за завършена. При поддръжка на противопожарни врати това означава снимки на крилото и рамката, на интумесцентните уплътнения и механизма на автоматичния затвор. При годишна инспекция на асансьор снимки на состоянието на шахтата, состоянието на въжетата на шайбата и тяговото устройство. Снимките, направени в рамките на сервизната заявка, имат времеви клеймо и GPS маркировка, което е важно ако клиент някога оспори дали посещението е осъществено.
6. Подпис на клиента и формат на доклада Какво представя техникът на клиента в края на посещението и в какъв формат. Някои договори изискват отпечатан или изпратен по имейл сервизен доклад незабавно след приключване. Други изискват отговорникът на обекта на клиента да подпише заявката на екрана. Шаблонът указва кое се прилага, за да не приключва техникът работата и да не си тръгва без необходимата документация.
Шаблони за планова, реактивна и монтажна профилактика
Не всички типове работа са изградени по еднакъв начин и смесването на структурата на тези три категории е една от най-честите грешки при проектирането на шаблони.
Шаблони за планово превантивно обслужване
Шаблоните за ППО са изградени около фиксиран интервал и нормативно или договорно изискване. Контролният списък е изчерпателен, тъй като работата трябва да бъде напълно завършена преди следващото планово посещение. Обикновено не е предвиден път на отклонение: работата или преминава, или генерира коригиращо действие, което се превръща в отделна реактивна заявка.
При полугодишен задълбочен преглед на асансьор съгласно Наредба за безопасна експлоатация и технически надзор на асансьори или LOLER 1998, контролният списък на шаблона директно съответства на елементите, изисквани от компетентното лице. Состояние на въжетата, работа на спирачките, функция на ограничителя на скоростта, тест на хватачите (на извадков принцип), скорост на задействане на регулатора на скоростта. Резултатът отива в съответния формуляр. Ако структурата на шаблона отразява критериите за нормативна проверка, завършената сервизна заявка е и нормативен запис.
При тримесечна проверка на система за гасене съгласно NFPA 25 или EN 12094, шаблонът включва изпитвания на дебит в определени точки, показания за налягане на цилиндрите, проверка на теглото на банките CO2 и потвърждение на достъпността и сигнализацията на ръчните управляващи устройства. Шаблонът създава инспекционния протокол като страничен продукт на завършения контролен списък, не като отделен документ, който някой пише след това.
Шаблони за реактивна сервизна заявка
Реактивните заявки са по дефиниция непланирани, но изпълняваната работа често не е. Подмяна на задвижването на вратите на асансьор, замяна на глава на детектор на пожарна централа или ремонт на теч на хладилен агент в система DX следват предвидима последователност дори когато повредата не е очаквана.
Реактивните шаблони улавят тази последователност. В началото включват раздел за диагностика на повредата, изисквайки техникът да запише симптомите, предполагаемата причина и потвърдената повреда преди да започне работата. Не е административна тежест. Това са данните, захранващи историята на оборудването, анализа на начините на отказ и ценообразуването при подновяване на договора. Клиент, имал три повреди на задвижването на вратите на един и същ асансьор за 18 месеца, или използва неправилно асансьора, или има по-дълбок механичен проблем. Виждате тази закономерност само когато данните за повредите са структурирани.
Реактивният шаблон носи и различен подход към частите. Вместо окончателен списък с материали, той включва диагностичен комплект части: елементите, най-често необходими за тази категория повреди. При посещение за повреда на пожарна централа това може да включва набор от резервни глави на детектори, основи на сирени и резервна зонова карта за съответния модел централа. Техникът може да не използва всички, но бусовото превозно средство трябва да ги носи.
Шаблони за монтаж и въвеждане в експлоатация
Монтажните шаблони са най-дългите и разклоняващи се. Работата следва определена фазова структура: предмонтажно проучване, доставка и съхранение на материали, механичен монтаж, окабеляване, въвеждане в експлоатация, изпитвания, предаване. Всяка фаза има собствен контролен списък и може да изисква одобрение преди началото на следващата.
При нов монтаж или модернизация на асансьор фазата на въвеждане в експлоатация трябва да включва потвърждение, че всички предпазни вериги са изпитани и функционални преди предаването на кабината за пробни пътувания. Шаблонът налага фазови врати: техникът не може да маркира трета фаза като завършена без одобрение от ръководителя на строителството или представителя на клиента.
При монтаж на система за пожарна детекция въвеждането в експлоатация включва проверка на картографирането на зоните (всеки детектор в правилната си зона на централата), тест причина-ефект за всички автоматични изходи и окончателен приемателен тест в присъствието на клиента. Шаблонът планира този приемателен тест като отделна стъпка, която не може да бъде пропусната. Работа, преминаваща от монтаж към предаване на клиента без документиран приемателен тест, е правна отговорност.
Шаблони и готовност на складовите наличности в бусовото превозно средство
Списъкът с части в шаблона не само информира техника какво да вземе. В платформа за управление на изнесения сервиз той задвижва проверка на наличностите в момента на разпределението.
Когато сервизна заявка се създаде от шаблон и се разпредели на техник, системата сравнява необходимия списък с части от шаблона с наличностите в бусовото превозно средство на техника. Ако в него липсва необходим елемент, диспечерът вижда пропуска преди потвърждаване на разпределението, а не когато техникът позвъни от обекта.
За екипите по поддръжка на асансьори това е важно при части с ниска честота и сериозни последици. Годишно профилактично посещение, изискващо пълен комплект за смазване, инструмент за инспекция на буфери и комплект клинови скоби, ще претърпи неуспех на място ако някой от тези елементи не е в бусовото превозно средство. Диспечер, правещ разпределението без да знае актуалните наличности, работи с непълна информация.
При поддръжка на пожарна сигнализация същата логика се прилага за съвместимостта на детекторите. Заявка за подмяна на адресируем детектор изисква да се знае кои серии детектори са съвместими с централата на обекта. Шаблонът може да указва необходимия артикул; системата проверява дали бусовото превозно средство го носи. Техник, пристигнал с детектори Apollo Серия 65 на обект с протокол S2Z, няма да може да изпълни заявката.
За HVAC екипи шаблоните за работа с хладилни агенти трябва да включват вида агент и очакваното количество за работата, за да може системата да провери не само дали превозното средство има R-32 на борда, но и дали остатъчното тегло на цилиндъра е достатъчно за зареждане от очакваното количество.
Практическият резултат от тази връзка е измеримо намаляване на неуспешните първи посещения. Секторните данни последователно поставят процента на успешно решаване при първо посещение сред трите най-значими оперативни КПИ за фирмите за изнесен сервиз. Шаблоните, свързани с проверки за готовност на наличностите, превръщат тази метрика от нещо, което измервате след факта, в нещо, което контролирате преди бусовото превозно средство да напусне базата.
Как шаблоните съкращават времето за обучение
Най-голямото приложение на шаблоните, което фирмите подценяват, е въвеждането на нови служители. Нов служител с 18 месеца общ опит в поддръжката, но ограничени познания за тягови асансьори Schindler 5500, може да извърши правилно годишно профилактично посещение, ако шаблонът му казва точно какво да инспектира, в какъв ред, с какви инструменти и какво да записва.
Това не означава, че шаблоните заменят занаятчийските знания. Техник, неразбиращ механиката на асансьора, не може да диагностицира повреда от основи. Но за рутинни планови посещения, където последователността е добре дефинирана и работата не е диагностична, добрият шаблон позволява на нов техник да работи на същото ниво като опитния от първото си самостоятелно посещение.
Същото важи при заместването. Инженер по пожарна безопасност, случайно покриващ обаждания за ППО по HVAC, не притежава същата дълбочина на знания като специализиран HVAC инженер. Шаблон, преминаващ стъпка по стъпка през контролния списък за HVAC с референтни стойности, фотографски изисквания и критерии за ескалация на повреди, намалява риска техникът с кръстосано обучение да пропусне нещо, което HVAC специалист би уловил инстинктивно.
Качеството на шаблоните се подобрява с употреба. Първата версия на шаблон идва от вашия най-опитен инженер: онова, което той знае, че изисква работата. След 50 употреби шаблонът отразява реално срещаното в полето, с чести изключения, типични точки на отказ и части, необходими по-често от предполагала оригиналната оценка. Тази обратна връзка е възможна само ако проследявате завършени заявки по тип шаблон и преглеждате данните.
Автоматично генериране на сервизни заявки от шаблони
Шаблоните предоставят най-голяма стойност, когато захранват автоматично генериране на сервизни заявки вместо да изискват диспечерът ръчно да създава работни места.
За ППО договори платформата използва графика за поддръжка (тримесечно, полугодишно, годишно) и шаблона за всеки тип посещение за предварително генериране на сервизни заявки. Сграда с четири асансьора по тримесечен договор за поддръжка генерира 16 заявки годишно на тип асансьор, автоматично, с правилния контролен списък, правилния списък с части и правилното очаквано времетраене. Диспечерът ги преглежда и разпределя; не ги изгражда от нулата.
При реактивни заявки шаблон се активира при избор на категорията на повредата при създаване на заявката. Диспечерът избира "повреда в задвижването на вратите на асансьор" от списъка с категории; реактивният шаблон за повреда на врати автоматично попълва контролния списък, диагностичния комплект части и очакваното времетраене. Диспечерът потвърждава и разпределя; не въвежда всеки път списък от паметта.
Тази автоматизация има нормативна функция извън ефективността на планирането. Ако тримесечно посещение е дължимо в рамките на 14 дни и сервизната заявка все още не е създадена, платформата сигнализира. Разликата между "това посещение е предвидено по договор" и "това посещение е планирано" е мястото, откъдето произтичат нарушенията на SLA за процент на изпълнение на ППО. Автоматичното затваряне на тази разлика чрез генериране на заявката от шаблона преди изтичане на срока предотвратява нарушението, вместо да го докладва.
Как Temapp обработва шаблоните за сервизни заявки
Temapp изгражда шаблоните на ниво тип работа, с отделни конфигурации за категории заявки за ППО, реактивни и монтажни. Всеки шаблон включва контролен списък с задължителни и незадължителни стъпки, списък с части, свързан с инвентарната система, очаквано времетраене за планиране и изисквания за документация при подписване.
Когато се създаде сервизна заявка, шаблонът попълва работата. Когато техникът бъде разпределен, системата проверява наличностите в бусовото превозно средство спрямо списъка с части на шаблона. Когато работата е завършена на полето, стъпките от контролния списък се записват с времеви клейма, снимките се прикачват към съответните стъпки и завършената сервизна заявка се превръща в сервизния запис, получаван от клиента.
За асансьорни компании библиотеката с шаблони може да отразява изискванията за поддръжка по EN 81-20 и EN 81-28, така че завършената сервизна заявка е и нормативен дневник за поддръжка. За фирми по пожарна безопасност шаблоните могат да бъдат структурирани съгласно изискванията за посещения на изпълнители по BS 5839-1, като инспекционният протокол се генерира като страничен продукт на завършения контролен списък. За HVAC екипи шаблоните за работа с хладилни агенти, регулирани от Регламент F-Gas на ЕС, включват необходимите полета за съставяне на съответстващ сервизен запис.
Целта е завършена сервизна заявка, генерирана от шаблон, да не изисква никаква допълнителна административна работа, за да се превърне в документацията, необходима на клиента или регулаторния орган.
FAQ
Каква е разликата между шаблон за сервизна заявка и контролен списък?
Контролният списък е един от компонентите на шаблона за сервизна заявка. Шаблонът дефинира цялата работа: контролен списък, списък с части, очаквано времетраене, изисквания за безопасност и необходима документация. Самостоятелен контролен списък казва на техника какво да прави; шаблонът казва това едновременно на диспечерската система, инвентарната система, системата за планиране и техника.
Колко шаблона са необходими на типична поддържаща фирма?
Зависи от сектора и обхвата на услугите, но полезна отправна точка е по един шаблон на повтарящ се тип работа. Асансьорна фирма, обхващаща рутинни посещения за ППО, годишни задълбочени прегледи, интервенции при заблокирани пътници и реактивни повиквания при повреди на врати, се нуждае от поне четири шаблона. Фирма за пожарна сигнализация, обхващаща тримесечни посещения на изпълнители, подмяна на детектори, отстраняване на повреди в централи и въвеждане на системи в експлоатация, се нуждае от четири до шест. Броят трябва да отразява реалните различни типове работа, не опит да се изгради шаблон за всеки възможен сценарий.
Може ли шаблон да отчита специфичните особености на конкретен обект?
Да. Базовият шаблон дефинира стандартната работа. Специфичните за оборудването или клиента бележки могат да го заменят или допълнят. Ако конкретна сграда има ограничен достъп до машинното помещение преди 9:00, тази инструкция се появява в заявката, генерирана от шаблона за тази сграда. Базовият шаблон остава последователен; слоят на обекта добавя вариацията.
Как шаблоните се свързват с нормативната документация?
Шаблон, проектиран да отразява изискване за нормативна инспекция, като EN 81-20 за поддръжка на асансьори или BS 5839-1 за пожарна сигнализация, произвежда завършен контролен списък, съответстващ на изискванията на наредбата или стандарта. Когато техникът завърши работата и запише резултатите за всяка стъпка, сервизната заявка е доказателство за съответствие. Не е необходимо да се изготвя отделен доклад: документацията е страничен продукт от правилно свършената работа.
Какво се случва, когато техник открие повреда, която не е в шаблона?
Шаблонът обхваща стандартната работа. Не може да предвиди всяка повреда. Когато техник срещне нещо извън шаблона, записва го като наблюдение или бележка за повреда в текущата заявка и системата може да генерира свързана реактивна заявка за проследяване. Оригиналната заявка за ППО се затваря по план; коригиращото действие се превръща в отделна работа с собствено проследяване, части и SLA.
Вътрешни връзки
- Управление на склада в изнесения сервиз: от наличностите в бусовото превозно средство до обекта: как готовността на наличностите се свързва с диспечерирането и процента на успешно решаване при първо посещение
- Управление на SLA за поддържащи фирми: как SLA на процента изпълнение на ППО се свързва с планирането въз основа на шаблони
- Как да автоматизирате нормативната документация: превръщане на завършени сервизни заявки в нормативни записи автоматично