Техник пристига на обект за смяна на задвижването на вратата на асансьор. Отваря служебния автомобил, частта я няма. Колегата я е използвал във вторник, не е актуализирал нищо и следващата поръчка е изпратена въз основа на данни за наличности отпреди два дни. Клиентът чака три часа, докато втори техник пристига от склада.
Тази последователност, използвана част, неактуализиран запис, грешно изпращане, е най-честата грешка в управлението на наличностите в сервизните фирми. Това не е проблем на склада. Това е проблем на веригата на отчетност.
Проблемът на веригата на отчетност
Частите следват предвидим път: доставчикът изпраща до склада, складът прехвърля в автомобила, автомобилът отива на обекта, техникът монтира или връща неизползвания материал. Всяко предаване в тази верига е точка, където записът и реалността могат да се разминат.
Контролът чрез електронни таблици се прекъсва на втората стъпка. В момента, в който техникът натовари автомобила за седмицата, таблицата вече е само приближение. До момента на изпращане на петъчните поръчки никой не знае кои автомобили какво всъщност носят. Диспечерите познават. Познаването причинява неуспешни посещения.
Финансовата цена на неуспешното първо посещение е добре документирана: браншовите данни показват, че средната цена на повторното посещение е два до три пъти по-висока от оригиналната работа. За фирма с 20 техника, дори 10% дял на неуспешни посещения означава значителни повтарящи се загуби всеки месец.
Правилното управление на наличностите изисква контрол на четири отделни нива:
- Наличности на централния склад, източник на истина за общите количества и точките на поръчване
- Наличности на служебните автомобили, какво всеки автомобил действително носи, артикул по артикул, в реално време
- Комплект на техника, лични консумативи, които техникът носи (батерии, конектори, монтажни елементи)
- Разход на обекта, какво е използвано, какво е върнато, какво е оставено при клиента
Защо електронните таблици се провалят при наличностите на автомобила
Основният проблем с електронните таблици в теренното обслужване не е дисциплината при въвеждане на данни, а че моментът на актуализация е погрешен. Техниците актуализират разходите в края на поръчката или в края на деня. По това време управляват няколко задачи едновременно: подпис на клиента, преместване към следващото повикване, попълване на части. Актуализацията на наличностите попада в края на списъка с приоритети.
Цифровите наличности, които свързват разхода на материали директно с приключването на поръчката, променят структурата на стимулите. При приключване на поръчката в полето, техникът записва използваното като част от потока за завършване на работата, не като отделна административна задача. Корекцията на наличностите се случва в същото действие като приключването на поръчката.
За фирмите, обслужващи асансьори, това е особено важно за части с висока стойност и ниска ротация. Задвижването на вратата за асансьор KONE MonoSpace или Otis GeN2 не е стоков артикул, това е част на стойност 400-800 € с срок за доставка 3-10 работни дни от производителя.
Диспечеризация с отчитане на наличностите: проверка на автомобила преди назначаване на поръчка
Оперативно най-значимото използване на наличностите в реално време е на етапа на диспечеризация. Когато се създаде поръчка за проверка и подмяна на ограничителя на скоростта на асансьор в София, диспечерът трябва да знае, преди потвърждаване на техника, дали назначеният автомобил действително носи ограничител от правилния тип.
Именно това означава диспечеризация с отчитане на наличностите: екранът за назначение показва готовността на материалите заедно с наличността и местоположението на техника. Ако Иван има правилния ограничител в автомобила си и е на 12 км, а Мария е на 8 км но няма частта, системата показва тази информация.
За поддръжка на системи за пожароизвестяване и сигурност, същата логика се прилага за детектори и батерии. Подмяната на адресируем оптичен детектор Hochiki или Apollo в активна система изисква наличието на точно съвместимия детектор, не може да се замени с друга серия по средата на инсталацията без рекофигуриране на централата.
Екипите за климатична и хладилна техника се сблъскват с консумативната версия на този проблем: хладилен агент. Допълване на R-410A в сплит-климатик Mitsubishi Electric изисква сертифициран инженер с правилния заряд. Съгласно Регламент F-Gas (ЕС) 517/2014, записите за хладилен агент трябва да се поддържат за всяка инсталация.
Проследяване на наличностите на множество локации
Сервизните фирми обикновено поддържат наличности едновременно на три или четири вида локации:
Централен склад: локацията с най-висок брой и най-точно броене. Тук пристигат поръчките за покупка и се провеждат официалните инвентаризации. Точките на поръчване са тук.
Служебни автомобили на техниците: от 8 до 30 локации в зависимост от размера на фирмата. Всеки автомобил е складова локация. Точността на наличностите зависи изцяло от записите за прехвърляне и регистрацията на разхода.
Материали, оставени на обекта: части, оставени в обекта на клиента до следващото посещение. Това са най-честите „изгубени" артикули при теренното обслужване.
Връщане в склада: неизползвани части, върнати след поръчки. Ако техникът е демонтирал дефектна част и я е заменил, дефектната част се нуждае от локация и разпореждане (бракуване, връщане при производителя, тест и ремонт).
Оборудване срещу консумативи: различна логика на отчетност
Частите се делят на две категории с принципно различно поведение на наличностите.
Консумативи: монтират се и не се връщат. Филтри, детектори, батерии, уплътнения, хладилен агент, кабел, предпазители. След употреба количеството намалява трайно. Точките на поръчване се основават на темпа на потребление и срока за доставка.
Оборудване: инструменти и измервателни уреди, които се връщат след употреба. Мултиметри, комплекти манометри, инструменти за изравняване, газоанализатори. Напускат склада назаем и трябва да се върнат.
Разделната отчетност на тези категории предотвратява две чести грешки: отписване на оборудване като изхабено (загуба на следата на инструменти, които трябва да се върнат) и третиране на консумативите като назаем дадени артикули.
Сигнали за минимални наличности и точки на поръчване
Точките на поръчване са механизмът, който предотвратява както недостигите, така и излишъците. Точка на поръчване казва: когато наличностите на този артикул в автомобила паднат под X единици, инициирай прехвърляне от склада. Когато наличностите в склада паднат под Y единици, създай поръчка за покупка.
Правилното задаване на тези числа изисква данни за потреблението. Фирма за противопожарна сигурност, обслужваща 40 централи Apollo Series 65, трябва да знае от 12 месеца записи колко оптични детектора монтира месечно. С тези данни задаването на минимум в автомобила от 4 единици и минимум в склада от 40 единици е решение, основано на данни.
Работни потоци за прехвърляне: от склада към автомобила
Документът за прехвърляне е записът, който затваря пропастта в веригата на отчетност между склада и автомобила. Отговаря на въпросите: кой какво е преместил, откъде, накъде, кога.
Правилен работен поток за прехвърляне:
- Диспечерът или складовият работник създава заявка за прехвърляне: 2x задвижване на врата XYZ от главния склад към автомобил 07
- Складовият работник потвърждава комплектуването и подписва заявката
- Наличностите на автомобила се актуализират при потвърждение, не при заявка
- Всяко несъответствие между поисканото и прехвърленото количество се маркира
Критичната стъпка е 3: наличностите се актуализират при потвърждение, не при заявка. Заявките за прехвърляне, които никога не се осъществяват, но се показват като завършени, са втората най-честа причина за неточност на наличностите.
Отчитане на разхода на материали по поръчките
Отчитането на разхода на материали е най-точно, когато се извършва в момента на употреба. Платформите за управление на теренното обслужване се справят с това, включвайки секция за материали в потока за приключване на поръчката.
Техникът избира поръчката на мобилното устройство, навигира до раздела с материали и записва:
- Използвания артикул (за предпочитане чрез сканиране на баркод или QR на частта)
- Изразходваното количество
- Серийния номер за сериализирани артикули (ограничители, двигатели, контролери)
- Номера на партидата за хладилни агенти (изисква се от записите F-Gas)
Наличностите автоматично намаляват при приключване на поръчката.
Практически примери по бранш
Поддръжка на асансьори: Задвижвания на врати (обикновено 6-24 месеца срок за доставка за специални единици), ограничители на скоростта (електронен тип PESSRAL), пружини на буфери, плъзгачи на направляващи, шкиви на въжета.
Противопожарна безопасност: Детектори Apollo, Hochiki и Notifier (оптични, топлинни, мултисензорни), елементи на ръчни известяватели, основи на сирени, батерии на централи. Фирма с 50 адресируеми централи ще замени приблизително 2-4% от детекторите годишно съгласно интервалите за смяна по EN 54.
Климатична и хладилна техника: Филтри (G4, F7, F9 съгласно EN ISO 16890), кондензатори на компресори, разширителни вентили, вентили на Шрадер, хладилен агент (R-32, R-410A, R-452B), задвижващи ремъци. Потреблението на филтри е много предвидимо, предварителен филтър G4 в фармацевтична чиста стая се сменя на всеки 4-6 седмици.
Контрол на достъпа: Електрически брави, електромагнитни задържатели на врати, карти на индуктивни детектори, предпазни ребра (за съответствие с EN 12453), четки на двигатели на бариери, резервни захранващи блокове.
Свързване на наличностите с активите на клиента
Най-пълните системи за наличности свързват разхода на материали не само с поръчките, но и с конкретния актив на клиента. Това създава история на материалите за всеки актив.
Когато асансьор е имал три сменени задвижвания на вратата за 24 месеца, тази закономерност казва на мениджъра по поддръжка, че нещо не е наред. Закономерността е видима само ако записите за материали са свързани с актива, а не с купчина затворени поръчки.
Temapp свързва наличностите с активите чрез поръчката. Всяка изразходвана при поръчка част е свързана с актива, който я е получил. Историята на поддръжката на актива показва всяка сменена част, всеки техник, работил по нея, и всеки резултат от тест, в един запис.
Често задавани въпроси
Как точно да се проследяват наличностите на автомобила, когато техниците работят отдалечено?
Най-надеждният метод е регистрирането на разхода на материали като част от приключването на поръчката, не като отделна задача. При приключване на работата в мобилното приложение техникът избира какво е използвал. Системата незабавно приспада от записа на наличностите на автомобила му. Равнението в края на седмицата сравнява системния запис с физическото броене.
Какво е точка на поръчване и как трябва да се задава за наличности при теренно обслужване?
Точката на поръчване е нивото на наличностите, при което се задейства действие за попълване. За наличностите на автомобила задейства заявка за прехвърляне от склада. За наличностите на склада задейства поръчка за покупка. Точката на поръчване трябва да покрива търсенето по време на срока за попълване плюс буфер за сигурност.
Как сервизните фирми трябва да проследяват сериализирани части като двигатели и контролери?
Сериализираните части изискват проследяване едно-към-едно: един сериен номер на запис. Когато частта пристига от доставчика, влиза в наличностите с нейния сериен номер. При монтиране серийният номер се свързва с поръчката и актива на клиента.
Каква е разликата между отчитането на консумативи и оборудване в служебен автомобил?
Консумативите се монтират и не се връщат, след употреба количеството намалява трайно. Оборудването (инструменти и уреди) се заема и трябва да се върне. Ключовото разграничение е дали има очакване за връщане.
Как да се обработват части, взети в автомобила за поръчка, но неизползвани и трябва да се върнат?
Правилният процес е транзакция за връщане в склада: техникът създава запис за връщане на неизползваните части, посочвайки от кой автомобил се връщат и количеството. Системата кредитира наличностите на автомобила и ако частта се връща в склада, създава чакащо прехвърляне.