Un nuevo técnico se incorpora a tu equipo de mantenimiento de sistemas de detección de incendios. En su tercera visita en solitario, olvida verificar que una zona que el contratista anterior había dejado fuera de servicio ha sido devuelta al estado normal. El panel no muestra ningún fallo. Firma la hoja de intervención y cierra el parte. Tres semanas después, el responsable de instalaciones detecta la incidencia durante una ronda de inspección habitual. Se reabre la intervención, se genera una segunda visita y tu empresa absorbe el coste de ambas.
Es un fallo de formación, sí. Pero también es un fallo de la plantilla. Si la orden de trabajo para esa visita hubiera incluido un paso obligatorio exigiendo la confirmación de que todas las zonas están en estado normal antes del cierre, el técnico habría detectado el fallo o no habría podido cerrar el trabajo sin registrar una desviación. El conocimiento estaría incorporado al trabajo, no asumido en la persona que lo ejecuta.
Las plantillas de órdenes de trabajo son el mecanismo para codificar lo que saben tus mejores ingenieros y hacer que todos los técnicos lo apliquen en cada visita.
Qué contiene una plantilla de orden de trabajo
Una plantilla es un tipo de trabajo preconfigurado. Cuando un coordinador crea una orden de trabajo para una inspección trimestral de una instalación de detección de incendios, la plantilla puebla el parte con todo lo que ese tipo de visita requiere: el checklist, los materiales probables, la duración estimada, los requisitos de seguridad y la documentación que debe generarse al finalizar.
Los seis componentes que toda plantilla de mantenimiento útil debe incluir:
1. Lista de verificación de tareas Pasos ordenados que el técnico debe completar y confirmar. No una lista genérica, sino la secuencia específica para ese tipo de trabajo. Para una inspección semestral de un sistema de detección de incendios direccionable según UNE-EN 54 o BS 5839-1, la lista incluye: inspección visual de todos los detectores en busca de daños físicos, prueba de una muestra de detectores según la cláusula aplicable, confirmación de que todos los dispositivos muestran estado normal en la central, revisión del registro de eventos para fallos no resueltos, verificación del estado de la batería y revisión del libro de visitas de la visita anterior. Cada elemento es una marca de verificación o un valor registrado, no un campo de texto libre donde se puede escribir cualquier cosa.
2. Materiales y consumibles necesarios Una lista de materiales predeterminada para el tipo de trabajo. Una revisión de seguridad trimestral de un ascensor según EN 81-20 no suele consumir materiales, pero una revisita de mantenimiento anual de un ascensor de tracción requerirá normalmente lubricación de guías y rodadura, nuevas cuñas si la inspección detecta desgaste y sustitución de amortiguadores deteriorados identificados durante la inspección. La plantilla especifica qué llevar. El sistema verifica si esos materiales están en la furgoneta del técnico antes de confirmar la asignación.
3. Duración estimada El tiempo que debería llevar el trabajo en condiciones normales. No es solo un dato orientativo para la planificación. Establece las expectativas del técnico, ayuda a los coordinadores a construir horarios precisos y crea una referencia para identificar trabajos que se están alargando. Una inspección trimestral de un sistema de extinción de gas en una sala de servidores debería durar entre 90 y 120 minutos. Si un técnico registra consistentemente 3 horas con esa plantilla, o la plantilla está mal calibrada o hay un problema de rendimiento que vale la pena investigar.
4. Instrucciones de seguridad y permisos de trabajo Riesgos específicos del trabajo y los permisos o precauciones requeridos antes de comenzar. Una visita de mantenimiento a la sala de máquinas de una enfriadora requiere una evaluación de riesgos por manipulación de refrigerantes si el trabajo implica acceso al circuito. El trabajo dentro del foso de un ascensor requiere confirmar que el coche está parado en el extremo superior y que el interruptor de parada del foso está en posición de desconexión antes de entrar. No son sugerencias. Una plantilla que los incluye como verificaciones previas obligatorias impide que un técnico comience el trabajo sin haberlas completado.
5. Fotografías o evidencias de inspección requeridas Define desde el principio qué evidencia fotográfica debe capturarse para que el trabajo se considere completo. Para el mantenimiento de puertas cortafuego, eso implica fotos del bastidor y la hoja, las juntas intumescentes y el mecanismo del cierre automático. Para la revisión anual de un ascensor, fotos del estado del foso, el estado de los cables en la polea y el grupo tractor. Las fotos tomadas dentro de la orden de trabajo llevan marca de tiempo y geolocalización, lo que importa si un cliente disputa alguna vez si una visita tuvo lugar.
6. Firma del cliente y formato del informe Qué presenta el técnico al cliente al terminar la visita y en qué formato. Algunos contratos exigen un informe de servicio impreso o enviado por correo electrónico en el momento de la finalización. Otros requieren que el responsable de instalaciones del cliente firme la orden de trabajo en pantalla. La plantilla especifica cuál aplica, para que el técnico no termine el trabajo y salga sin la documentación requerida.
Plantillas de mantenimiento preventivo, correctivo e instalación
No todos los tipos de trabajo se estructuran de la misma manera, y mezclar la estructura de estas tres categorías es uno de los errores de diseño de plantillas más frecuentes.
Plantillas de mantenimiento preventivo (PPM)
Las plantillas de PPM se construyen en torno a un intervalo fijo y un requisito reglamentario o contractual. La lista de verificación es exhaustiva porque el trabajo debe quedar completamente terminado antes de la siguiente visita programada. Generalmente no existe una ruta de desviación incorporada: el trabajo pasa o genera una acción correctiva que se convierte en una orden de trabajo reactiva separada.
Para una inspección exhaustiva semestral de un ascensor según LOLER 1998 o la normativa española equivalente, la lista de verificación se corresponde directamente con los puntos que el técnico competente debe examinar. Estado de los cables, funcionamiento del freno, función del limitador de velocidad, prueba del paracaídas (en base selectiva), velocidad de disparo del regulador de velocidad. El resultado va al libro de registro o al formulario reglamentario correspondiente. Si la estructura de la plantilla refleja los criterios de inspección reglamentaria, la orden de trabajo completada es también el registro reglamentario.
Para una revisión trimestral de un sistema de extinción de incendios según NFPA 25 o EN 12094, la plantilla incluye pruebas de flujo en los puntos de prueba especificados, lecturas de presión de cilindros, verificación del peso de los bancos de CO2 y confirmación de que los mandos manuales son accesibles y están señalizados. La plantilla genera el informe de inspección como subproducto del checklist completado, no como un documento separado que alguien redacta después.
Plantillas de mantenimiento correctivo
Los trabajos reactivos no están planificados por definición, pero el trabajo que se realiza en ellos a menudo sí lo está. Una sustitución del operador de puertas de un ascensor, un cambio de cabeza de detector en una central de incendios o una reparación de fuga de refrigerante en un sistema DX siguen una secuencia predecible aunque el fallo no se anticipara.
Las plantillas reactivas capturan esa secuencia. Incluyen una sección de diagnóstico de avería al inicio, exigiendo que el técnico registre los síntomas, la causa probable y el fallo confirmado antes de comenzar el trabajo. No es una carga administrativa. Son los datos que alimentan el historial de tu activo, el análisis de modos de fallo y el precio de renovación del contrato. Un cliente que ha sufrido tres fallos del operador de puertas en el mismo ascensor en 18 meses está operando el ascensor incorrectamente o tiene un problema mecánico más profundo. Solo ves ese patrón si los datos de avería están estructurados.
Una plantilla reactiva también lleva un enfoque diferente para los materiales. En lugar de una lista definitiva de materiales, lleva un kit de diagnóstico: los elementos más habitualmente necesarios para esa categoría de avería. Para una atención a un fallo de central de incendios, eso podría incluir una selección de cabezas de detector de repuesto, bases de sirena y una tarjeta de zona de repuesto para el modelo de central correspondiente. El técnico puede no usar todos, pero la furgoneta debe llevarlos.
Plantillas de instalación y puesta en marcha
Las plantillas de instalación son las más largas y ramificadas. El trabajo sigue una estructura de fases definida: estudio previo a la instalación, entrega y almacenamiento de materiales, instalación mecánica, cableado, puesta en marcha, pruebas, entrega. Cada fase tiene su propio checklist y puede requerir una validación antes de que comience la siguiente.
Para una nueva instalación o modernización de un ascensor, la fase de puesta en marcha debe incluir la confirmación de que todos los circuitos de seguridad están probados y son funcionales antes de entregar el coche para las pruebas de marcha. La plantilla impone estas puertas de fase: el técnico no puede marcar la fase tres como completada sin la validación del supervisor de obra o del representante del cliente.
Para la instalación de un sistema de detección de incendios, la puesta en marcha incluye la verificación del mapeo de zonas (cada detector en su zona correcta en la central), una prueba de causa y efecto para todas las salidas automáticas y un test de recepción final con el cliente presente. La plantilla programa ese test de recepción como un paso diferenciado que no se puede omitir. Un trabajo que pasa de la instalación a la entrega al cliente sin un test de recepción documentado es una responsabilidad legal.
Plantillas y disponibilidad de stock en furgoneta
La lista de materiales de una plantilla no solo informa al técnico de lo que debe llevar. En una plataforma de gestión de servicio técnico, impulsa una verificación de disponibilidad de stock en el momento de la asignación.
Cuando se genera una orden de trabajo a partir de una plantilla y se asigna a un técnico, el sistema compara la lista de materiales requeridos de la plantilla con el stock de la furgoneta del técnico. Si a la furgoneta le falta un elemento requerido, el coordinador ve el hueco antes de confirmar la asignación, no cuando el técnico llama desde el edificio.
Para los equipos de mantenimiento de ascensores, esto importa especialmente para los materiales de baja frecuencia y alta consecuencia. Una visita de mantenimiento anual que requiere un kit completo de lubricación, una herramienta de inspección de amortiguadores y un juego de cuñas fallará en obra si alguno de esos elementos no está en la furgoneta. Un coordinador que hace la asignación sin saber el stock actual de la furgoneta está trabajando con información incompleta.
Para el mantenimiento de sistemas de incendios, la misma lógica aplica a la compatibilidad de detectores. Un trabajo de sustitución de detector direccionable requiere saber qué series de detectores son compatibles con la central en obra. La plantilla puede especificar la referencia necesaria; el sistema verifica si la furgoneta la lleva. Un técnico que llega con detectores Apollo Serie 65 a una instalación que funciona con protocolo S2Z no podrá completar el trabajo.
Para los equipos de HVAC, las plantillas para trabajos con refrigerante deben llevar el tipo de refrigerante y la cantidad estimada necesaria para el trabajo, para que el sistema pueda verificar no solo si la furgoneta lleva R-32, sino si el peso restante del cilindro es suficiente para completar la carga de la magnitud esperada.
El resultado práctico de esta conexión es una reducción medible de los trabajos fallidos en primera visita. Los datos del sector sitúan consistentemente la tasa de resolución en primera visita como uno de los tres KPI operativos más importantes para las empresas de servicio técnico. Las plantillas vinculadas a verificaciones de disponibilidad de stock convierten esa métrica de algo que mides a posteriori en algo que controlas antes de que la furgoneta salga del almacén.
Cómo reducen las plantillas el tiempo de formación
El uso de plantillas que las empresas más subestiman es la incorporación de nuevos técnicos. Un nuevo técnico con 18 meses de experiencia general en mantenimiento pero conocimiento limitado de los ascensores de tracción Schindler 5500 puede realizar correctamente una visita de mantenimiento anual si la plantilla le dice exactamente qué inspeccionar, en qué orden, con qué herramientas y qué registrar.
Eso no significa que las plantillas reemplacen el conocimiento técnico. Un técnico que no entiende la mecánica de un ascensor no puede diagnosticar una avería desde cero. Pero para las visitas preventivas rutinarias, donde la secuencia está bien definida y el trabajo no es diagnóstico, una buena plantilla permite que un técnico nuevo rinda al mismo nivel que uno experimentado desde su primera visita en solitario.
Lo mismo aplica para la polivalencia. Un técnico de sistemas de seguridad contra incendios que ocasionalmente cubre llamadas de mantenimiento de climatización no tiene la misma profundidad de conocimiento que un técnico de HVAC dedicado. Una plantilla que recorre el checklist de HVAC paso a paso, con valores de referencia, requisitos fotográficos y criterios de escalado de averías, reduce el riesgo de que un técnico polivalente pase por alto algo que un especialista captaría de manera instintiva.
La calidad de las plantillas mejora con el uso. La primera versión de una plantilla proviene de tu técnico más experimentado: lo que él sabe que requiere el trabajo. Tras 50 usos, la plantilla refleja lo que el trabajo encuentra realmente en el campo, con excepciones habituales, puntos de fallo típicos y los materiales que se necesitan con más frecuencia de lo que la estimación original sugería. Ese bucle de retroalimentación solo es posible si estás haciendo seguimiento de las órdenes de trabajo completadas por tipo de plantilla y revisando los datos.
Generación automática de órdenes de trabajo desde plantillas
Las plantillas aportan mayor valor cuando alimentan la generación automática de órdenes de trabajo en lugar de requerir que un coordinador cree los trabajos manualmente.
Para los contratos de mantenimiento preventivo, la plataforma utiliza el calendario de mantenimiento del contrato (trimestral, semestral, anual) y la plantilla para cada tipo de visita para generar órdenes de trabajo con antelación. Un edificio con cuatro ascensores bajo un contrato de mantenimiento trimestral genera 16 órdenes de trabajo al año por tipo de ascensor, de forma automática, con el checklist correcto, la lista de materiales correcta y la duración estimada correcta. El coordinador las revisa y asigna; no las construye desde cero.
Para los trabajos reactivos, una plantilla se activa cuando se selecciona la categoría de avería en el momento de creación de la orden de trabajo. El coordinador selecciona "fallo de puerta de ascensor" de la lista de categorías; la plantilla reactiva de fallo de puerta puebla automáticamente el checklist, el kit de diagnóstico y la duración estimada. El coordinador confirma y asigna; no escribe una lista de tareas de memoria cada vez.
Esta automatización tiene una función de cumplimiento más allá de la eficiencia de planificación. Si una visita trimestral vence en 14 días y la orden de trabajo todavía no se ha creado, la plataforma lo señala. La brecha entre "esta visita está contratada" y "esta visita ha sido programada" es donde se originan los incumplimientos de SLA de tasa de finalización de PPM. Cerrar esa brecha automáticamente, generando la orden de trabajo desde la plantilla antes de que quede vencida, previene el incumplimiento en lugar de reportarlo.
Cómo gestiona Temapp las plantillas de órdenes de trabajo
Temapp construye plantillas a nivel de tipo de trabajo, con configuraciones de plantilla separadas para las categorías de trabajos de PPM, reactivos e instalación. Cada plantilla lleva un checklist con pasos obligatorios y opcionales, una lista de materiales vinculada al sistema de inventario, la duración estimada para la planificación y los requisitos de documentación para la firma.
Cuando se crea una orden de trabajo, la plantilla puebla el trabajo. Cuando se asigna el técnico, el sistema verifica el stock de la furgoneta frente a la lista de materiales de la plantilla. Cuando el trabajo se completa en el campo, los pasos del checklist se registran con marcas de tiempo, las fotos se adjuntan a los pasos correspondientes y la orden de trabajo completada se convierte en el registro de servicio que recibe el cliente.
Para las empresas de ascensores, la biblioteca de plantillas puede reflejar los requisitos de mantenimiento de EN 81-20 y EN 81-28, de modo que la orden de trabajo completada es también el registro de mantenimiento reglamentario. Para las empresas de seguridad contra incendios, las plantillas pueden estructurarse según los requisitos de visita de contratista de BS 5839-1 o el Reglamento de Instalaciones de Protección Contra Incendios (RIPCI), con el informe de inspección generado como subproducto del checklist completado. Para los equipos de climatización, las plantillas para trabajos con refrigerante regulados por el Reglamento F-Gas llevan los campos necesarios para generar un registro de servicio conforme.
El objetivo es que una orden de trabajo completada, generada a partir de una plantilla, no requiera ningún trabajo administrativo adicional para convertirse en la documentación que necesita el cliente o el organismo regulador.
FAQ
¿Cuál es la diferencia entre una plantilla de orden de trabajo y un checklist?
Un checklist es uno de los componentes de una plantilla de orden de trabajo. La plantilla define el trabajo completo: checklist, lista de materiales, duración estimada, requisitos de seguridad y documentación requerida. Un checklist autónomo le dice al técnico qué hacer; una plantilla se lo dice simultáneamente al sistema de coordinación, al sistema de inventario, al sistema de planificación y al técnico.
¿Cuántas plantillas necesita una empresa de mantenimiento típica?
Depende del sector y el alcance del servicio, pero un punto de partida útil es una plantilla por tipo de trabajo recurrente. Una empresa de mantenimiento de ascensores que cubre visitas de PPM rutinarias, inspecciones anuales exhaustivas, intervención por pasajero atrapado y atención a averías de puertas necesita como mínimo cuatro plantillas. Una empresa de sistemas de incendios que cubre visitas trimestrales de contratista, sustituciones de detectores, atención a averías de centrales y puesta en marcha de sistemas necesita entre cuatro y seis. El número debe reflejar los tipos de trabajo distintos que realmente realizas, no un intento de construir una plantilla para cada escenario posible.
¿Puede una plantilla acomodar variaciones específicas de la instalación?
Sí. Una plantilla base define el trabajo estándar. Las notas específicas del activo o del cliente pueden anularla o complementarla. Si un edificio concreto tiene acceso restringido a la sala de máquinas antes de las 9:00, esa instrucción aparece en la orden de trabajo generada a partir de la plantilla para ese edificio. La plantilla base se mantiene coherente; la capa específica del emplazamiento añade la variación.
¿Cómo se conectan las plantillas con la documentación normativa?
Una plantilla diseñada para reflejar un requisito de inspección reglamentaria, como EN 81-20 para el mantenimiento de ascensores o BS 5839-1 para los sistemas de incendios, genera un checklist completado que coincide con lo que la normativa o el estándar requiere. Cuando el técnico termina el trabajo y registra los resultados frente a cada paso, la orden de trabajo es el registro de cumplimiento. No es necesario redactar ningún informe por separado; la documentación es un subproducto de hacer el trabajo correctamente.
¿Qué ocurre cuando un técnico encuentra una avería que no está en la plantilla?
La plantilla cubre el trabajo estándar. No puede anticipar todas las averías. Cuando un técnico encuentra algo fuera de la plantilla, lo registra como una observación o una nota de avería en la orden de trabajo actual y el sistema puede generar una orden de trabajo reactiva vinculada para el seguimiento. La orden de trabajo de PPM original se cierra según el calendario; la acción correctiva se convierte en un trabajo separado con su propio seguimiento, materiales y SLA.
enlaces internos
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