Technik prichádza na zákazku vymeniť pohon dverí výťahu. Otvorí servisné vozidlo, dielu tam niet. Kolega ho spotreboval v utorok, nič neaktualizoval a ďalšia zákazka bola odoslaná na základe stavov zásob starých dva dni. Zákazník čaká tri hodiny, kým druhý technik dorazí zo skladu.
Táto postupnosť (spotrebovaný diel, neaktualizovaný záznam, chybná dispečizácia) je najčastejšia chyba v správe zásob servisných firiem. Nejde o problém skladu. Je to problém reťazca evidencie.
Problém reťazca evidencie
Diely prechádzajú predvídateľnou cestou: dodávateľ odosiela do skladu, sklad presúva do vozidla, vozidlo odváža na pracovisko, technik namontuje alebo vráti nepoužitý materiál. Každý prechod v tomto reťazci je miesto, kde sa záznam a skutočnosť môžu odlišovať.
Kontrola pomocou tabuliek sa pretrhne v druhom kroku. V momente, keď technik nakladie vozidlo na týždeň, tabuľka je už len priblížením. Keď sa dispečujú piatkové zákazky, nikto nevie, ktoré vozidlá čo skutočne vezú. Dispečeri hádajú. Hádanie spôsobuje neúspešné návštevy.
Finančné náklady neúspešnej prvej návštevy sú dobre zdokumentované: odvetvové dáta ukazujú, že priemerné náklady na opakovnú návštevu sú dva až trikrát vyššie ako pri pôvodnej zákazke. Pre firmu s 20 technikmi aj 10 % miera neúspešných návštev predstavuje výrazné opakujúce sa straty každý mesiac.
Správna správa zásob vyžaduje kontrolu na štyroch rôznych úrovniach:
- Zásoby centrálneho skladu, zdroj pravdy o celkových množstvách a objednávacích bodoch
- Zásoby servisných vozidiel, čo každé vozidlo skutočne vezú, položku po položke, v reálnom čase
- Sada technika, osobný spotrebný materiál, ktorý technik nosí (batérie, konektory, upevňovacie prvky)
- Spotreba na pracovisku, čo sa spotrebovalo, čo sa vrátilo, čo zostalo u zákazníka
Prečo tabuľky zlyhávajú pri zásobách vozidla
Hlavný problém s tabuľkami v terénnom servise nie je disciplína zadávania dát, je to, že moment aktualizácie je nesprávny. Technici aktualizujú spotrebu na konci zákazky alebo na konci dňa. Do tej doby riešia niekoľko úloh naraz: podpis zákazníka, presun na ďalší výjazd, dopĺňanie dielov. Aktualizácia zásob skončí na konci zoznamu priorít.
Digitálne zásoby, ktoré viažu spotrebu materiálu priamo k uzatvoreniu zákazky, menia štruktúru motivácie. Pri uzatváraní zákazky v teréne technik zaznamená, čo spotreboval, v rámci procesu dokončenia práce, nie ako samostatnú administratívnu úlohu. Korekcia zásob nastáva v tej istej akcii ako uzatvorenie zákazky. Dodržiavanie rastie, pretože to nie je voliteľné.
Pre firmy servisujúce výťahy je to obzvlášť dôležité pri dieloch s vysokou hodnotou a nízkou rotáciou. Pohon dverí pre výťah KONE MonoSpace alebo Otis GeN2 nie je bežný skladový tovar, je to diel za 400-800 € s dobou realizácie objednávky 3-10 pracovných dní od výrobcu.
Dispečizácia so zohľadnením zásob: overenie vozidla pred priradením zákazky
Operačne najvýznamnejšie využitie zásob v reálnom čase je v štádiu dispečizácie. Keď sa vytvorí zákazka na kontrolu a výmenu regulátora rýchlosti výťahu v Bratislave, dispečer by mal vedieť, pred potvrdením technika, či priradené vozidlo skutočne nesie regulátor správneho typu.
Práve to znamená dispečizácia so zohľadnením zásob: obrazovka priraďovania zobrazuje pripravenosť materiálu popri dostupnosti a polohe technika. Ak má Marek správny regulátor vo vozidle a je 12 km ďaleko, a Jana je 8 km ďaleko ale diel nemá, systém tieto informácie zobrazí. Dispečer prijme informované rozhodnutie namiesto toho, aby sa o chýbajúcom diele dozvedel, keď technik volá z pracoviska.
Pre údržbu protipožiarnych systémov platí rovnaká logika pre detektory a akumulátory. Výmena adresovateľného optického detektora Hochiki alebo Apollo v živom systéme vyžaduje mať presne kompatibilný detektor, nie je možné nahradiť inou sériou uprostred inštalácie bez rekonfigurácie ústredne.
Tímy servisujúce klimatizačné systémy a chladiace zariadenia čelia spotrebiteľskej verzii tohto problému: chladivo. Dobitie R-410A v splitovej klimatizácii Mitsubishi Electric vyžaduje certifikovaného technika so správnym množstvom chladiva. V súlade s Nariadením F-Gas (EÚ) 517/2014 musia byť záznamy o chladive vedené pre každú inštaláciu.
Sledovanie zásob na viacerých miestach
Servisné firmy zvyčajne vedú zásoby súčasne na troch alebo štyroch typoch miest.
Centrálny sklad: miesto s najvyššími množstvami a najpresnejšou inventúrou. Tu dopadajú objednávky a prebiehajú formálne inventúry. Tu sídlia objednávacie body.
Servisné vozidlá technikov: 8 až 30 miest podľa veľkosti firmy. Každé vozidlo je skladovým miestom. Presnosť zásob závisí úplne od evidencie presunov a záznamu spotreby.
Materiál zanechaný na pracovisku: diely zanechané v objekte zákazníka do ďalšej návštevy. Toto sú najčastejšie "stratené" položky v terénnom servise.
Vrátenie na sklad: nepoužité diely privezené späť zo zákaziek. Ak technik odmontoval chybný diel a nahradil ho, chybný diel potrebuje miesto a dispozíciu (likvidácia, vrátenie výrobcovi, test a oprava).
Zariadenia vs spotrebný materiál: rôzna logika evidencie
Diely sa delia na dve kategórie so zásadne odlišným správaním zásob.
Spotrebný materiál: montovaný a nevracaný. Filtre, detektory, batérie, tesnenia, chladivo, kábel, poistky. Po použití sa množstvo trvalo znižuje. Objednávacie body sa zakladajú na miere spotreby a dobe realizácie.
Zariadenia: náradie a meracie prístroje, ktoré sa vracajú po použití. Multimetre, sady manometrov, urovnávacie nástroje, analyzátory plynov. Opúšťajú sklad v požičke a mali by sa vrátiť. Ak Fluke 376 odišiel s Marekom v januári a nevrátil sa, nejde o odpis spotrebného materiálu, je to problém nezvestného prístroja.
Oddelená evidencia týchto kategórií predchádza dvom bežným chybám: odpísanie zariadení ako spotrebovaných (strata stopy nástrojov, ktoré by sa mali vrátiť) a zaobchádzanie so spotrebným materiálom ako s požičanými položkami.
Upozornenia na minimálne zásoby a objednávacie body
Objednávacie body sú mechanizmus, ktorý predchádza výpadkom aj prebytkom. Objednávací bod hovorí: keď zásoby tejto položky vo vozidle klesnú pod X kusov, spustiť presun zo skladu. Keď zásoby v sklade klesnú pod Y kusov, vytvoriť objednávku.
Správne nastavenie týchto čísel vyžaduje dáta o spotrebe. Firma servisujúca 40 ústredí Apollo Series 65 by mala z 12 mesiacov záznamov vedieť, koľko optických detektorov mesačne inštaluje. S týmto číslom je nastavenie minima vo vozidle na 4 kusy a minima na sklade na 40 kusov rozhodnutím podloženým dátami.
Upozornenia slúžia inému účelu ako objednávacie body. Upozornenie na minimálne zásoby signalizuje: práve teraz je toto konkrétne vozidlo pod prahom, podniknúť kroky pred odoslaním na zákazku, ktorá tento diel potrebuje.
Pracovné toky presunov: zo skladu do vozidla
Doklad o presune je záznam, ktorý uzatvára medzeru v reťazci evidencie medzi skladom a vozidlom. Odpovedá na otázky: kto čo presunul, odkiaľ, kam, kedy.
Správny pracovný tok presunu funguje takto:
- Dispečer alebo skladník vytvorí požiadavku na presun: 2x pohon dverí XYZ z hlavného skladu do vozidla 07
- Skladník potvrdí vyskladnenie a podpíše požiadavku
- Zásoby vozidla sa aktualizujú po potvrdení, nie pri požiadavke
- Akýkoľvek nesúlad medzi požadovaným a presunutým množstvom je označený
Kľúčový je krok 3: zásoby sa aktualizujú po potvrdení, nie po požiadavke. Požiadavky na presun, ktoré sa nikdy neuskutočnia, ale sa objavujú ako dokončené, sú druhou najčastejšou príčinou nepresnosti zásob vozidla.
Evidencia spotreby materiálu na zákazkách
Evidencia spotreby materiálu je najpresnejšia, keď sa vykonáva v momente použitia. Platformy na správu terénneho servisu to riešia zahrnutím sekcie materiálov do pracovného toku uzatvárania zákazky.
Technik vyberie zákazku na mobilnom zariadení, prejde na záložku materiálov a zaznamená:
- Použitú položku (ideálne naskenovaním čiarového kódu alebo QR na diele)
- Spotrebované množstvo
- Sériové číslo pre serializované položky (regulátory, motory, riadiace jednotky)
- Číslo šarže pre chladivá (vyžadované záznamami F-Gas)
Zásoby sa automaticky odrátajú pri uzatvorení zákazky.
Praktické príklady podľa odvetví
Údržba výťahov: pohony dverí (zvyčajne 6-24 mesiacov dodacej doby pre špeciálne jednotky), regulátory rýchlosti (elektronického typu PESSRAL), pružiny tlmičov, vodidlové klzáky, šnekové kladky.
Požiarna bezpečnosť: detektory Apollo, Hochiki a Notifier (optické, tepelné, multisenzorové), prvky tlačítkových hlásičov, podstavy sirén, akumulátory ústrední. Firma s 50 adresovateľnými ústredňami ročne vymení asi 2-4 % detektorov podľa intervalu výmeny EN 54.
Klimatizácia a chladenie: filtre (G4, F7, F9 podľa EN ISO 16890), kondenzátory kompresorov, expanzné ventily, Schraderove ventily, chladivo (R-32, R-410A, R-452B), hnacie remene. Spotreba filtrov je veľmi predvídateľná, prefilter G4 v farmaceutickej čistej miestnosti sa mení každé 4-6 týždňov bez ohľadu na vizuálny stav.
Kontrola vstupu: elektrické zámky, elektromagnetické príchytky dverí, karty slučkových detektorov, bezpečnostné hrany (pre súlad s EN 12453), kefky motorov brán, záložné napájacie jednotky.
Prepojenie zásob s aktívami zákazníkov
Najkomplexnejšie systémy zásob prepájajú spotrebu materiálu nielen so zákazkami, ale s konkrétnym aktívom zákazníka. Tým vzniká história materiálov pre každé aktívum.
Keď výťah mal vymenené tri pohony dverí za 24 mesiacov, tento vzorec informuje servisného manažéra, že niečo nie je v poriadku. Vzorec je viditeľný len ak sú záznamy o materiáli prepojené s aktívom, nie s hromadou uzatvorených zákaziek.
Temapp prepája zásoby s aktívami prostredníctvom zákazky. Každý diel spotrebovaný na zákazke je prepojený s aktívom, ktoré ho dostalo. História servisu aktíva zobrazuje každý vymenený diel, každého technika, ktorý na ňom pracoval, a každý výsledok testu, v jednom zázname.
Časté otázky
Ako presne sledovať zásoby vozidla, keď technici pracujú na diaľku?
Najspoľahlivejšia metóda je zaznamenávanie spotreby materiálu ako súčasť uzatvorenia zákazky, nie ako samostatná úloha. Pri uzatváraní práce v mobilnej aplikácii technik vyberie, čo spotreboval. Systém okamžite odpočíta z evidencie zásob jeho vozidla. Odsúhlasenie na konci týždňa porovnáva systémový záznam s fyzickým počítaním.
Čo je objednávací bod a ako ho nastaviť pre zásoby terénneho servisu?
Objednávací bod je úroveň zásob, pri ktorej sa spustí doplňujúca akcia. Pre zásoby vozidla spustí požiadavku na presun zo skladu. Pre zásoby skladu spustí objednávku. Objednávací bod by mal pokryť dopyt počas doby realizácie doplnenia plus bezpečnostná rezerva.
Ako by mali servisné firmy sledovať serializované diely ako motory a riadiace jednotky?
Serializované diely vyžadujú sledovanie jedna ku jednej: jedno sériové číslo na záznam. Keď diel príde od dodávateľa, vstúpi do zásob so sériovým číslom. Po namontovaní sa sériové číslo prepojí so zákazkou a aktívom zákazníka.
Aký je rozdiel medzi evidenciou spotrebného materiálu a zariadení v servisnom vozidle?
Spotrebný materiál sa montuje a nevracia, po použití sa množstvo trvalo znižuje. Zariadenia (náradie a prístroje) sa požičiavajú a mali by sa vrátiť. Kľúčové rozlíšenie je, či existuje očakávanie vrátenia.
Ako zaobchádzať s dielmi vzatými do vozidla na zákazku, ale nepoužitými, ktoré sa musia vrátiť?
Správny postup je transakcia vrátenia na sklad: technik vytvorí záznam vrátenia pre nepoužitý diel, pričom uvádza z ktorého vozidla sa vracia a množstvo. Systém pripíše zásoby vozidla a ak sa diel vracia do skladu, vytvorí čakajúci presun.