A legtöbb FSM-implementáció nem a háttériroda szoftverje miatt vall kudarcot. Azért fullad kudarcba, mert a terénalkalmazás, az a rész, amellyel a technikusok naponta nyolc órán keresztül dolgoznak, vagy nem működik azokban a környezetekben, ahol a munka ténylegesen zajlik, vagy annyi lépést igényel egy feladat rögzítéséhez, hogy a szerviztechnikusok megkerülik.
Az eredmény mindig ugyanaz: a diszpécserek hiányos adatokkal dolgoznak, a megfelelőségi nyilvántartásokban hézagok vannak, a szervizvezető pedig telefonon hajtja fel a technikusoktól a frissítéseket, miközben a szoftver kihasználatlanul lapul a zsebükben.
Ez a cikk leírja, mit kell tennie egy terénszerviz-menedzsment mobilalkalmazásnak ahhoz, hogy működjön valós karbantartási környezetekben, liftgépházakban, pinceszinti villamos kapcsolótáblákban, élelmiszer-elosztó központok hűtőraktáraiban, pinceszinti segédáramforrás-aggregátoreknél, és mi különbözteti meg a technikusok által ténylegesen használt eszközt attól, amelyet addig tolerálnak, amíg nem találnak helyette valami mást.
A parkolósteszt
Mielőtt egy technikus az első feladathoz hajtana egy új alkalmazással, általában néhány percet tölt a telephelyi parkolóban, vagy, ha kevésbé van szerencséje, az ügyfél parkolójában öt perccel az érkezés előtt, megpróbálva bejelentkezni, megtalálni a munkamegrendeléseit és megérteni, mit várnak tőle.
Ha ez több mint öt percet vesz igénybe, az elfogadási arány alacsony lesz. Nem azért, mert a technikusok elutasítják a technológiát, hanem mert a terénszervizes munkások gyakorlatias emberek. Amikor egy új eszköz több időt vesz igénybe, mint a régi módszer, visszatérnek a régi módszerhez. A régi módszer általában egy telefonhívás az irodának.
Az ötperces parkolósteszt a legmegbízhatóbb korai jelzője annak, hogy a mobilalkalmazást következetesen fogja-e használni a teljes terénteam. Három kérdésre kell válaszolnia anélkül, hogy bárki bármit magyarázna:
- Milyen feladataim vannak ma és milyen sorrendben?
- Mit kell tennem minden feladatnál?
- Hogyan rögzítem, hogy megcsináltam?
Minden más másodlagos e három kérdéshez képest.
Nélkülözhetetlen funkciók
Offline mód, kompromisszumok nélkül
A liftgépház általában nem rendelkezik mobil lefedettséggel. Ugyanez igaz a pinceszinti villamos kapcsolótáblákra, a transzformátorállomásokra és az élelmiszer-elosztó raktárak hűtőzónáira. Egy terénszerviz-menedzsment mobilalkalmazás, amely állandó kapcsolatot igényel a működéshez, nem terénszerviz-alkalmazás.
Az offline mód azt jelenti, hogy a munkamegrendelés teljes nyilvántartása, ügyféldata, berendezéstörténet, ellenőrzőlista-elemek, szükséges anyagok, az előző látogatásról szóló megjegyzések, a készüléken van tárolva, mielőtt a technikus elhagyja a telephelyet. A kapcsolat nélkül elvégzett munka szinkronizálódik a szerverrel, amint a készülék újra jelet kap. Az offline állapotban készített fényképek sorba kerülnek, és a kapcsolat helyreállítása után töltődnek fel. Az offline állapotban rögzített aláírásokat a rendszer helyben tárolja, és az újracsatlakozáskor szinkronizálja.
Az alaparchitektúra számít. Egyes alkalmazások offline állapotban csak egy összefoglalt nézetet tárolnak, és a kapcsolatot megkövetelik az ellenőrzőlistákhoz, az anyagadatokhoz vagy az előző munkamegrendelések előzményeihez való hozzáféréshez. Ez nem elegendő. Egy EN 54 szerinti éves tűzjelző-karbantartáshoz pinceszinti villamosztábla-szobában a technikusnak szüksége van a több mint 40 tételes teljes ellenőrzőlistára, az előző szerviz nyilvántartására és az utolsó látogatás óta fennálló összes nyitott hibára, mindezt hálózati jel nélkül.
A gyakorlati teszt: kapcsolja az eszközt repülési módba az alkalmazás megnyitása előtt. Meg tud nyitni egy munkamegrendelést, elvégezni az ellenőrzőlistát, rögzíteni a felhasznált anyagokat, fényképet készíteni és ügyfél-aláírást felvenni? Ha a válasz nem, az alkalmazás nem alkalmas a kritikus infrastruktúra-karbantartás helyszíneinek jelentős részére.
Fényképezés metaadatokkal
A fényképek bizonyítási dokumentumokká váltak a szervizmunkában. Beléptető rendszerek és automatikus kapuk karbantartásánál, ahol személyi sérülésért indított kártérítési igény a szervizlátogatás időpontjától számítva két-három évvel is benyújtható, a látogatás során készített, GPS-koordinátákat, időbélyeget és a technikus azonosítóját a metaadatokban tartalmazó fénykép védhető nyilvántartás. A technikus személyes telefonjáról küldött fénykép nem az.
Az alkalmazásnak:
- A fényképeket közvetlenül a munkamegrendeléshez és az ellenőrzőlista-elemekhez kell csatolnia, nem egy általános albumhoz
- GPS-koordinátákat kell beágyaznia a készítés időpontjában (nem visszamenőlegesen a módosítható EXIF-adatokból)
- Rögzítenie kell a készülékazonosítót és a bejelentkezett technikus személyazonosságát
- Időbélyeget kell rögzítenie a fényképekről másodperc pontossággal
Az automatikus kapuk és sorompók karbantartásánál EN 12453:2017 szerint a biztonsági élek, az induktív hurkok és az erőmérési jelzők állapotáról készített fényképek a bizonyítási dokumentáció részét képezik, ha az objektumon esetleg incidens következik be.
Digitális ellenőrzőlisták kötelező mezőkkel
Egy ellenőrzőlista, amelyet a technikus az összes mező kitöltése nélkül is megjelölhet elvégzettként, nem megfelelőségi dokumentum, ez egy lista, amelyet időnyomás alatt ki lehet kerülni.
A felvonó időszakos vizsgálatánál konkrét megfigyelések szükségesek: a kötelek vagy láncok állapota, a kabinaelfogók állapota, a fékek állapota, a sebességszabályozó működése, a pufferek állapota. Mindegyikük önálló nyilvántartás, nem egyetlen „minden rendben" jelölőnégyzet. A szoftvernek kikényszerítenie kell minden egyes tétel kitöltését, mielőtt a munkamegrendelés benyújtása lehetővé válna.
Az ellenőrzőlistákat berendezés típusa és munkamegrendelés típusa szerint kell konfigurálni, hogy a negyedéves ellenőrzés rövidebb listát generáljon, mint az éves szerviz, és a sürgős hibaelhárítási kiszállás hibadiagnosztikai munkafolyamatot generáljon, ne megelőző karbantartási ellenőrzőlistát.
Anyagfelhasználás rögzítése
Amikor egy technikus ajtóüzemi ütközőt cserél, három méter rugalmas kábelt használ, vagy új kondenzátort szerel fel egy ventilátorkonvektorra, ezt az ügyletet a munkamegrendelésben kell rögzíteni a felhasználás pillanatában, nem a telephelyre való visszatérés után rekonstruálni emlékezetből.
A helyszíni anyagfelhasználás-rögzítés három funkciót lát el:
- Munkamegrendelési költségszámítás, a tényleges anyagköltségek a számlázás előtt hozzárendelve a munkamegrendeléshez
- Jármű-raktárkészlet frissítése, a jármű leltára tükrözi a felhasználtat, hogy a következő munkamegrendelés készültségi ellenőrzése pontos legyen
- Utánpótlás-aktiváló, amikor a jármű-raktárkészlet minimális szint alá esik, automatikusan utánpótlási értesítés generálódik
A minimumkövetelmény egy offline elérhető, kereshető anyagkatalógus, tételenkénti mennyiségbevitellel.
Ügyfél-aláírás felvétele
Elektronikus aláírás a szervizjegyzőkönyvön, helyszínen rögzítve, mielőtt a technikus elmegy. Ezzel megszűnnek a viták arról, hogy a szervizlátogatás megtörtént-e, tájékoztatták-e az ügyfelet a talált hibákról, és kézbesítették-e a jelentést.
Az aláírás-nyilvántartásnak tartalmaznia kell az aláíró nevét, az aláírás dátumát és idejét, valamint a munkamegrendelés hivatkozási számát.
Navigáció a helyszínre
Ez alapkövetelmény. Az alkalmazásnak lépésről lépésre navigációt kell megnyitnia a munkamegrendelés-cím felé az aktuális helyzetből, a készülék natív térképalkalmazásával integrálva. A technikusoknak nem kell váltogatniuk egy munkamegrendelés-alkalmazás és egy külön térképalkalmazás között, kézzel másolva a címeket.
Ajánlott kiegészítő funkciók
Vonalkód és QR-kód olvasás
Strukturált berendezéscímkézési programmal rendelkező cégeknél, QR-kódok a táblákon, RFID-matricák a felvonó-komponenseken, vonalkódok hűtőegységeken, a berendezéskód beolvasása a munkamegrendelés elején megerősíti, hogy a technikus a megfelelő berendezésen dolgozik. Ez fontos, ha egy épületben több azonos egység található egymás melletti helyszíneken.
A vonalkód-olvasás anyagfelhasználás-rögzítéshez megszünteti a beviteli hibákat, amikor anyagokat rögzítenek a munkamegrendelésben.
Hangfeljegyzések
Olyan környezetekben, ahol a gépelés nem praktikus, felvonóaknán belül kesztyűvel, 16 °C-os szervizteremben, épülettető tetején télen, a munkamegrendeléshez csatolt hangfeljegyzés gyorsabb a gépelt szövegnél. A feljegyzés a munkamegrendelés nyilvántartásának részévé válik, és a platform automatikusan átírhatja.
Többnyelvű felület
Több országban működő vagy a helyi többségi nyelvtől eltérő nyelven jobban kommunikáló technikusokat alkalmazó cégeknél ez kötelező funkció, nem opcionális.
Lengyel technikus egy németországi helyszínen, ukrán technikus egy ausztriai létesítményben, szlovák technikus csehországi és szlovákiai helyszíneken: ha a mobilalkalmazás csak németül vagy csehül elérhető, a technikus képessége a strukturált ellenőrzőlisták pontos kitöltésére csökken. Egy ellenőrzőlista-elem helytelen értelmezése nem hipotetikus kockázat; ez egy dokumentált meghibásodási mód a multinacionális szervizszervezeteknél.
Figyelmeztető jelek alkalmazások értékelésekor
Nincs offline mód, vagy offline mód korlátozott funkcionalitással. Minden szállítót, aki azt mondja „alkalmazásunk offline is működik", konkrétan meg kell kérdezni: meg tud-e nyitni egy technikus egy teljes munkamegrendelést, elvégezni egy többtételes ellenőrzőlistát, rögzíteni az anyagfelhasználást, fényképeket készíteni és ügyfél-aláírást felvenni, mindezt hálózati kapcsolat nélkül? Ha a válasz nem igen, az offline képesség részleges.
Nincs metaadat a fényképekben. A rögzítés időpontjában csatolt GPS és időbélyeg nélküli fényképek nem bizonyítási dokumentumok.
Kötelező állandó kapcsolat az ellenőrzőlistákhoz. Ha az ellenőrzőlisták szerver oldalon tárolódnak és csak a használat pillanatában töltődnek le, a technikus elveszíti a hozzáférést, abban a pillanatban, hogy a jel kiesik. Ez architekturális döntés, nem funkcionális hiányosság.
Nincs kötelező mezőkitöltés kényszerítése. Egy ellenőrzőlista, amely hiányos tételekkel is benyújtható, jogi felelősséget generál. Az eredő szervizjegyzőkönyv azt állítja, hogy teljes szerviz végztek. A hiányos adatok az ellenkezőjét állítják.
Nincs integráció a terénalkalmazás és a háttériroda között. Egyes szállítók a mobilalkalmazást és a háttériroda-rendszert külön termékekként értékesítik, amelyek lazán szinkronizálódnak. Ez adatkonzisztencia-problémákat okoz, amikor a technikus nyilvántartása eltér az irodai nyilvántartástól.
Miért dönti el a technikusi elfogadás az implementáció eredményét
A leggyakoribb oka annak, hogy az FSM-implementációk nem hozzák a várt megtérülést, nem a szoftver minősége, hanem az elfogadási arány. Egy platform, amelyet a technikusok 60%-a az esetek 70%-ában használ, az elvégzett munka 42%-ához generál nyilvántartást. A fennmaradó 58% telefonhívásként, papírjegyzetként vagy hézagként létezik.
A technikusi elfogadás három tényezőtől függ:
Az alkalmazás megkönnyíti a munkájukat, nem megnehezíti. Azok a technikusok, akik korábban papíros munkamegrendeléseket hordtak és a telephelyre visszatérve töltötték ki, csak akkor térnek át mobilalkalmazásra, ha az gyorsabb és kényelmesebb számukra, nem csak az iroda számára. Az adott berendezéstípushoz előre kitöltött ellenőrzőlisták, a feladathoz releváns anyagok már betöltve, az előző látogatás megjegyzései keresés nélkül láthatóan, mindez megkönnyíti a technikus munkáját.
Az alkalmazás ott működik, ahol a munkát végzik. Egy lifttechnikus, aki megpróbálja az alkalmazást használni egy gépházban, elveszíti a kapcsolatot, és visszatérve azt tapasztalja, hogy a bejegyzései nem lettek mentve, nem próbálja meg újra.
A technikus érti, mi az elvárás. Azok a megfelelőségi mezők, amelyek kötelezőek, de céljuk homályos, ellenállást szülnek. Az alkalmazásnak kötelező mezőket kell jelölnie egyértelmű nyelven, a technikus által preferált nyelven, ahol a követelmény nem nyilvánvaló, segítő szöveggel.
A 9 nyelv követelménye multinacionális csapatok számára
Több európai országban szervizcsapatokat üzemeltető cégek szembesülnek munkaerőjük praktikus valóságával: a technikusok rendszeresen olyan országokban dolgoznak, ahol az államnyelv nem az anyanyelvük. A szervizágazatban ez nem peremeset, ez a norma az egyidejűleg Lengyelországban, Németországban, az Egyesült Királyságban, Csehországban, Szlovákiában és a szomszédos piacokon dolgozó cégeknél.
Egy magyar technikus, aki egy bratislavai felvonóhoz slovakul tölti ki az ellenőrzőlistát, magyarul kellene kitöltenie, a bevitt adatok számítanak, nem az a nyelv, amelyen az űrlapot bemutatták.
A Temapp 9 nyelvet támogat a teljes alkalmazásban, beleértve a mobilalkalmazást is, az angolt, spanyolt, lengyelt, ukránt, szlovákot, csehet, olaszt, bolgárt és magyart lefedve. Minden technikus a fiókjának szintjén választja ki a preferált nyelvét; a rendszer nyelvsemleges formátumban rögzíti és tárolja az adatokat, amely bármely felhasználó számára elérhető, függetlenül a felület nyelvétől.
Gyakran ismételt kérdések
Az alkalmazásnak iOS-en és Androidon egyaránt működnie kell?
A legtöbb szervizszolgáltató esetében igen. A teréncsapatok ritkán egységesek az eszközpreferenciákat illetően, és a céges eszközök megoszlanak a két platform között. Ellenőrizze, hogy az iOS és Android verziók egyenértékű funkcionalitással rendelkeznek-e, egyes szállítók iOS-t adnak ki elsőként, az Android pedig csökkentett funkcionalitású változat.
Mennyi offline tárhelyet igényel egy teljesen feltöltött munkamegrendelés?
Egy teljes ellenőrzőlistával, csatolt PDF-fájlokkal, az előző látogatás megjegyzéseivel és 10 fényképpel rendelkező munkamegrendelés körülbelül 15–25 MB-ot foglal el a készüléken. Egy 6–8 feladatot tartalmazó teljes munkanappal rendelkező technikusnak 100–200 MB offline adattal kell számolnia. A szállítóknak felteendő kérdés: a készüléken lévő offline adatok titkosítottak-e?
Mi történik az offline állapotban készített fényképekkel az alkalmazás újratelepítésekor?
Ez teljesen attól függ, hogy az alkalmazás hol tárolja a függő feltöltéseket. Kérdezze meg a szállítókat konkrétan: ha egy technikus eltávolítja és újratelepíti az alkalmazást az offline szinkronizáció befejezése előtt, visszanyerhetők-e a függő fényképek? A helyes válasz az, hogy a függő feltöltések egy külön sorban tárolódnak, amely túléli az alkalmazás újratelepítését.
Az ügyfél digitális aláírása jogilag érvényes?
A legtöbb európai joghatóságban az érintőképernyőn tollal vagy ujjal rögzített elektronikus aláírás jogilag egyenértékű a kézírással rutinszerű kereskedelmi dokumentumok, köztük karbantartási szervizjegyzőkönyvek esetén. Az EU-ban vonatkozó jogszabály az eIDAS (910/2014/EU rendelet).
Elegendő-e egy általános ellenőrzőlista, vagy berendezéstípusonként eltérő listákra van szükség?
Az általános ellenőrzőlisták alapvető reaktív feladatoknál megfelelőek. Megfelelőségi kötelezettségekkel rendelkező megelőző karbantartásnál, felvonók éves időszakos vizsgálatai, tűzjelző rendszerek EN 54 szerinti ellenőrzései, F-gázas hűtőberendezések szervize, az ellenőrzőlistának berendezéstípus- és munkamegrendelés-típus-specifikusnak kell lennie. Egy olyan ellenőrzőlista-elem, amely csupán „ellenőrizze" szól, anélkül hogy meghatározná, mit kell mérni, rögzíteni vagy megerősíteni, nem szolgál megfelelőségi nyilvántartásként.
Annak megértéséhez, hogyan kezeli a Temapp a mobilmunkát a teljes FSM-műveletek kontextusában, a bejövő hívástól a lezárt számlázásig, tekintse meg az FSM-szoftver vásárlói útmutatónkat. Táblázatokból átálló cégeknek: Táblázatokból szervizmenedzsment-szoftverbe. Az aktuális árak technikusonként számolódnak, az irodai felhasználók száma korlátlan.