A szerelő megérkezik az objektumba, hogy kicserélje a felvonó ajtóhajtását. Kinyitja a szervizjárművet, az alkatrész nincs ott. Egy kollégája használta kedden, nem frissített semmit, és a következő munkamegbízást két napos készletadatok alapján adták ki. Az ügyfél három órát vár, amíg egy második szerelő megérkezik a raktárból.
Ez a sorrend, felhasznált alkatrész, nem frissített nyilvántartás, hibás kiszállás, a leggyakoribb készletkezelési hiba a karbantartó cégeknél. Ez nem raktári probléma. Ez a nyomonkövetési lánc problémája.
A nyomonkövetési lánc problémája
Az alkatrészek kiszámítható utat járnak be: a szállító eljuttatja a raktárba, a raktár átviszi a járműbe, a jármű elviszi a munkahelyre, a szerelő beszereli, vagy visszahozza a fel nem használt anyagot. A lánc minden átadása olyan pont, ahol a nyilvántartás és a valóság eltérhet egymástól.
A táblázatokon alapuló nyomon követés a második lépésnél törik meg. Abban a pillanatban, amikor a szerelő hétre megtölti a járművet, a táblázat már csak közelítés. Mire a pénteki munkák kiszállásra kerülnek, senki nem tudja, melyik jármű ténylegesen mit visz. A diszpécserek találgatnak. A találgatások sikertelen látogatásokhoz vezetnek.
A sikertelen első látogatás pénzügyi költsége jól dokumentált: iparági adatok szerint az ismételt látogatás átlagos költsége kétszer-háromszor akkora, mint az eredeti munkáé, a közlekedési költségeket, a szerelő idejét és a szerződéses kötbéreket is figyelembe véve. Egy 20 szerelőt foglalkoztató cégnél már 10%-os sikertelen látogatási arány is jelentős visszatérő veszteséget jelent havonta.
A készletek megfelelő kezelése négy különböző szinten igényel ellenőrzést:
- Központi raktárkészlet, a tényleges mennyiségek és rendelési pontok hiteles forrása
- Járműkészlet, amit minden jármű ténylegesen szállít, tétlenként, valós időben
- Szerelői készlet, a szerelő által hordott személyes fogyóanyagok (elemek, csatlakozók, rögzítők)
- Felhasználás a munkahelyen, mi lett felhasználva, mi lett visszahozva, mi maradt az ügyfélnél
Miért mondanak csődöt a táblázatok a járműkészletnél
A táblázatos nyilvántartás alapvető problémája a terepi karbantartásban nem az adatbeviteli fegyelem, hanem az, hogy a frissítés pillanata rossz. A szerelők egy-egy munka végén vagy a nap végén frissítik a felhasználást. Addigra több feladatot kezelnek egyszerre: ügyfél aláírása, átutazás a következő kiszállásra, alkatrészek feltöltése. A készletfrissítés a prioritási lista végére kerül.
Az a digitális készletrendszer, amely az anyagfelhasználást közvetlenül a munkamegbízás lezárásához köti, megváltoztatja az ösztönzők szerkezetét. A terepen lezárt munkamegbízásnál a szerelő az elvégzett munka befejezési folyamatának részeként rögzíti, mit használt fel, nem külön adminisztrációs feladatként. A készletkorrekció ugyanabban a műveletben történik, mint a munkamegbízás lezárása.
A felvonókat karbantartó cégeknél ez különösen fontos a nagy értékű, ritkán cserélt alkatrészeknél. Egy KONE MonoSpace vagy Otis GeN2 felvonó ajtóhajtása nem közönséges raktári áru, 400-800 €-s alkatrész, amelynek szállítási ideje 3-10 munkanap a gyártótól.
Készlettudatos diszpécselés: a jármű ellenőrzése a megbízás kiadása előtt
A valós idejű készletek operatív szempontból legjelentősebb felhasználása a diszpécserelésnél van. Amikor egy munkamegbízást hoznak létre egy budapesti felvonó sebességkorlátozójának ellenőrzésére és cseréjére, a diszpécsernek tudnia kell, a szerelő megerősítése előtt, hogy a kijelölt jármű valóban a megfelelő típusú sebességkorlátozót viszi-e.
Ez jelenti a készlettudatos diszpécselést: a hozzárendelési képernyő a szerelő elérhetősége és helyzete mellett a készletkészültséget is megmutatja. Ha Péternek megvan a megfelelő sebességkorlátozó a járművében és 12 km-re van, Katalin pedig 8 km-re van, de nincs nála az alkatrész, a rendszer ezt az információt felszínre hozza.
A tűzjelző rendszerek karbantartásánál ugyanez a logika vonatkozik az érzékelőkre és az akkumulátorokra. Egy Hochiki vagy Apollo címezhető optikai érzékelő cseréje élő rendszeren pontosan kompatibilis érzékelőt igényel, a telepítés közepén nem lehet más sorozatra váltani a vezérlő újrakonfigurálása nélkül.
A klímaberendezés- és hűtőrendszer-karbantartó csapatok a fogyóanyag-változatával szembesülnek ennek a problémának: hűtőközeg. Egy Mitsubishi Electric split légkondicionáló R-410A feltöltése tanúsított szakembert igényel a megfelelő hűtőközeg-töltéssel. Az F-Gas Rendelet (EU) 517/2014 alapján a hűtőközeg-nyilvántartást telepítésenként kell vezetni.
Készletek nyomon követése több helyszínen
A karbantartó cégek általában egyszerre három-négy típusú helyszínen vezetnek készletet:
Központi raktár, a legmagasabb mennyiséget és legpontosabb leltározást kínáló helyszín. Ide érkeznek a vásárlási megrendelések, és itt történnek a formális leltározások. A rendelési pontok itt helyezkednek el.
Szerelők szervizjárművei, 8-30 helyszín a cég méretétől függően. Minden jármű egy raktárhelyszín. A készletpontosság teljes egészében az átviteli nyilvántartásoktól és a felhasználás rögzítésétől függ.
A munkahelyen hagyott anyag, az ügyfél telephelyén hagyott alkatrészek a következő látogatásig. Ezek a terepi karbantartás leggyakrabban „elveszett" tételei.
Visszaszállítás a raktárba, a munkák után visszahozott fel nem használt alkatrészek. Ha a szerelő eltávolított egy meghibásodott alkatrészt és kicserélte, a hibás alkatrésznek helyszínre és sorsra van szüksége.
Berendezések és fogyóanyagok: eltérő nyilvántartási logika
Az alkatrészek két, alapvetően eltérő készletviselkedésű kategóriára oszthatók.
Fogyóanyagok, beszerelendők és nem visszakaphatók. Szűrők, érzékelők, akkumulátorok, tömítések, hűtőközeg, kábel, biztosítékok. Felhasználás után a mennyiség tartósan csökken. A rendelési pontok a felhasználási rátán és a szállítási időn alapulnak.
Berendezések, eszközök és mérőműszerek, amelyek használat után visszakerülnek. Multiméterek, manométerkészletek, igazítószerszámok, gázelemzők. Kölcsönként hagyják el a raktárt és vissza kell kerülniük.
A kategóriák elkülönített nyilvántartása két gyakori hibát előz meg: berendezések fogyóanyagként való leírása (az eszközök nyomának elvesztése, amelyeknek vissza kellene kerülni) és fogyóanyagok kölcsönzött tételként való kezelése (fantom „visszaküldési" kötelezettségek létrehozása beszerelt alkatrészeknél).
Minimumkészlet értesítések és rendelési pontok
A rendelési pontok az a mechanizmus, amely megelőzi mind a hiányokat, mind a túlkészletezést. Egy rendelési pont azt mondja: ha ennek a tételnek a járműkészlete X egység alá esik, indítson átadást a raktárból. Ha a raktárkészlet Y egység alá esik, hozzon létre vásárlási megrendelést.
Ezek a számok helyes beállításához felhasználási adatokra van szükség. Egy tűzvédelmi karbantartó cégnek, amely 40 Apollo Series 65 vezérlőt tart karban, 12 hónap felhasználási nyilvántartásából tudnia kell, hány optikai érzékelőt szerel be havonta. Ezzel az adattal a jármű minimumának 4 egységre, a raktár minimumának 40 egységre való beállítása adatokon alapuló döntés.
Átadási munkafolyamatok: a raktárból a járműbe
Az átadási bizonylat az a dokumentum, amely lezárja a nyomonkövetési lánc résit a raktár és a jármű között. Megválaszolja: ki mit mozgatott, honnan, hova, mikor.
A megfelelő átadási munkafolyamat így működik:
- A diszpécser vagy raktáros létrehozza az átadási kérelmet: 2x XYZ ajtóhajtás a főraktárból a 07-es járműbe
- A raktáros megerősíti a kiszedést és aláírja a kérelmet
- A jármű készlete a megerősítéskor frissül, nem a kérelemnél
- A kért és átadott mennyiség közötti eltérés jelölve van
A kritikus lépés a 3.: a készletek megerősítéskor frissülnek, nem kérelmezéskor. A soha el nem végzett, de teljesítettnek megjelölt átadási kérelmek a nem rögzített felhasználás után a járműkészlet-pontosság második leggyakoribb oka.
Anyagfelhasználás rögzítése a munkamegbívásokon
Az anyagfelhasználás rögzítése akkor a legpontosabb, ha a felhasználás pillanatában történik. A terepi karbantartás-kezelési platformok ezt a munkamegbízás lezárási folyamatába beépített anyagszakasz segítségével kezelik.
A szerelő kiválasztja a munkamegbízást a mobileszközén, az anyagok fülre navigál, és rögzíti:
- A felhasznált tételt (ideális esetben vonalkód vagy QR kód beolvasásával az alkatrészen)
- A felhasznált mennyiséget
- A sorozatszámot sorozatszámozott tételeknél (sebességkorlátozók, motorok, vezérlők)
- A tételszámot hűtőközegeknél (az F-Gas nyilvántartások megkövetelik)
A készlet automatikusan csökken a munkamegbízás lezárásakor.
Gyakorlati példák szektoronként
Felvonókarbantartás: Ajtóhajtások (általában 6-24 hónap szállítási idő egyedi egységeknél), sebességkorlátozók (PESSRAL típusú elektronikus), pufferugók, vezető csúszók, kötélszekrények.
Tűzvédelem: Apollo, Hochiki és Notifier érzékelők (optikai, hőérzékelő, multisenzoros), kézi jelzésadó elemek, szirénabázisok, vezérlőakkumulátorok. Az 50 címezhető vezérlővel rendelkező cég az EN 54 csere-intervallumok szerint éves szinten az érzékelők kb. 2-4%-át cseréli, tervezhető mennyiség.
Klimatizáció és hűtéstechnika: Szűrők (G4, F7, F9 az EN ISO 16890 szerint), kompresszorok kondenzátorai, tágulási szelepek, Schrader-szelepek, hűtőközeg (R-32, R-410A, R-452B), hajtószíjak. A szűrőfelhasználás erősen kiszámítható, egy G4 előszűrő gyógyszerészeti tisztatérben 4-6 hetente cserélendő, vizuális állapottól függetlenül.
Beléptető rendszerek: Elektromos zárak, elektromágneses ajtótartók, induktív hurok érzékelőkártyák, biztonsági élprofil (EN 12453 megfelelőséghez), kapumotor kefék, tartalék tápegységek.
A készletek összekapcsolása az ügyfél vagyontárgyaival
A legteljesebb készletrendszerek az anyagfelhasználást nemcsak a munkamegbízásokhoz, hanem az ügyfél adott vagyontárgyához kapcsolják. Ez vagyontárgyanként anyagtörténetet hoz létre.
Amikor egy felvonónak 24 hónap alatt háromszor cseréltek ajtóhajtást, ez a minta azt jelzi a szervizvezetőnek, hogy valami nem stimmel: az ajtószerkezet, a vezérlő vagy a használati környezet. A minta csak akkor látható, ha az anyagnyilvántartások a vagyontárgyhoz kapcsolódnak, nem lezárt munkamegbízások kupacához.
Temapp a munkamegbízáson keresztül kapcsolja össze a készleteket a vagyontárgyakkal. Minden munkán felhasznált alkatrész ahhoz a vagyontárgyhoz kapcsolódik, amely megkapta. A vagyontárgy karbantartástörténete minden cserélt alkatrészt, minden rajta dolgozó szerelőt és minden teszteredményt megmutat, egyetlen nyilvántartásban.
Gyakran ismételt kérdések
Hogyan lehet pontosan nyomon követni a járműkészletet, ha a szerelők távolról dolgoznak?
A legmegbízhatóbb módszer az anyagfelhasználás rögzítése a munkamegbízás lezárásának részeként, nem külön feladatként. A mobilalkalmazásban lezárt munkánál a szerelő kiválasztja, mit használt fel. A rendszer azonnal levonja a járműkészlet nyilvántartásából. A hétvégi egyeztetés a rendszernyilvántartást fizikai számlálással veti össze.
Mi az a rendelési pont és hogyan kell beállítani a terepi karbantartás készleteinél?
A rendelési pont az a készletszint, amelynél utánpótlási intézkedés indul. A járműkészletnél átadási kérelmet indít a raktárból. A raktárkészletnél vásárlási megrendelést indít. A rendelési pontnak fedezni kell a keresletet az utánpótlás átfutási ideje alatt, plusz egy biztonsági puffert.
Hogyan kell a karbantartó cégeknek nyomon követni a sorozatszámozott alkatrészeket, mint a motorok és vezérlők?
A sorozatszámozott alkatrészek egy-az-egyhez nyomon követést igényelnek: egy sorozatszám nyilvántartásonként. Amikor az alkatrész megérkezik a szállítótól, sorozatszámával kerül be a készletbe. Beszerelésnél a sorozatszám a munkamegbízáshoz és az ügyfél vagyontárgyához kapcsolódik.
Mi a különbség a fogyóanyagok és a berendezések nyilvántartása között a szervizjárműben?
A fogyóanyagokat beszerelik és nem hozzák vissza, felhasználás után a mennyiség tartósan csökken. A berendezéseket (eszközök és műszerek) kölcsönzik és vissza kell kerülnie. A kulcsmegkülönböztetés az, hogy van-e visszaszerzési elvárás.
Hogyan kell kezelni a járműbe vitt, de fel nem használt és visszaszállítandó alkatrészeket?
A helyes folyamat egy visszaszállítási tranzakció: a szerelő visszaszállítási nyilvántartást hoz létre a fel nem használt alkatrészről, megadva, melyik járműből tér vissza és a mennyiséget. A rendszer jóváírja a jármű készletét és ha az alkatrész a raktárba tér vissza, létrehoz egy függőben lévő átadást.